Как работят приложенията

тези основи не се повтарят никъде другаде; прочетете ги веднъж и отделните страници остават кратки.

Всяко приложение BusinessIntents е построено по един и същ начин, така че познавате ли едно, познавате всички. Тази страница обяснява частите, общи за всяко приложение: трите работни пространства, как се държат списъците и формите, какво означава цветният статус, как одобренията стигат до Входящите задачи, печатът и как се изчисляват сумите по редовете. Страниците на модулите след това описват само специфичното за всяка област.

Трите работни пространства

BusinessIntents показва едни и същи данни през до три обвивки - превключвате между тях по адрес (URL) и всяка има собствена начална страница:

• Приложението (/services/web/application/) - основното работно пространство: пълното ляво меню с групи (Продажби, Покупки, Регистри, Хора, ...), Таблото, Справките, Входящите задачи, Документите и Настройките. Тук се върши повечето работа.
• Personal (/services/web/personal/) - вашето лично пространство. То показва само вашите собствени записи - вашите разходни искания, вашите заявки за отпуск, вашите отчети за време, вашите фишове за заплати, вашите потенциални клиенти - с Входящите задачи като начална страница, така че чакащите ви задачи са първото, което виждате. Системата знае кои записи са "ваши", защото имате запис Служител, чието потребителско име съвпада с потребителското ви име за вход; без него личните страници са просто празни (никога грешка).
• Партньори (/services/web/partner/) - отделен портал за външни клиенти и доставчици. Контейнерът е подготвен, но партньорски изгледи още не са включени; страниците, които споменават партньорски изглед, го отбелязват като Планирано.

Продуктовият превключвател. В пълния пакет всичко е на борда, което означава дълго странично меню. Превключвателят (в горната част на обвивката) стеснява работното пространство до едно направление наведнъж - Billing, Purchase, Store, Payroll и т.н. - като скрива групите, които това направление не използва. В еднопродуктово приложение превключвателят просто съвпада с цялото приложение.

Всеки списък

Отворете който и да е запис от менюто и получавате една и съща списъчна повърхност:

• Търсене в текста на записите, плюс филтър по колона и сортиране с клик върху всяка колона, и странициране в долния край за дълги списъци.
• Панел с детайли - изберете ред, за да видите пълния запис до списъка, без да напускате страницата.
• Действия по реда - отваряне, Редактирай, Изтрий (според вашите права; вижте статусите по-долу за случаите, когато редакцията е заключена).
• Експорт и Печат в лентата с инструменти на всеки списък и справка. Експорт сваля точно редовете, както ги виждате - с приложени текущо търсене и филтри, референтните колони показани като имена, датите форматирани - като CSV файл, който се отваря директно в Excel, включително на кирилица. Печат отваря чист изглед, който можете да отпечатате или запазите като PDF от диалога на браузъра.

Създаване и редактиране

Нов отваря диалогова форма. Задължителните полета са отбелязани и трябва да се попълнят преди запазването. Две поведения си заслужава да знаете, защото се срещат навсякъде:

• Полетата за избор дърпат свързани данни. Изборът на запис в едно поле попълва или стеснява други - избирането на продукт попълва цената, мерната единица и данъчната му ставка; избирането на данъчна ставка попълва ДДС %; изборът на държава може да стесни списъка с градове. Можете да промените попълнените стойности.
• Изчисляваните полета се обновяват на живо. Суми, ДДС и производни стойности се обновяват на екрана, докато пишете, и се преизчисляват авторитетно при запазване.

Цветният статус

Документите (фактури, поръчки, искания, ведомости ...) носят цветен статус - Чернова, Одобрена, Издадена, Осчетоводена, Платена, Анулирана и т.н. Две правила важат навсякъде:

• Статусът се сменя чрез бутони и процеси, не чрез свободна редакция. Придвижвате документа с бутоните за действие (Одобри, Издай, Приключи, Анулирай ...) или като изпълните задача от Входящите задачи - не чрез редакция на полето за статус. Всеки бутон е защитен, така че действие, което не е валидно от текущия статус, се отказва.
• Приключените документи се заключват. Достигне ли документът финално/осчетоводено състояние, той става само за четене; корекциите се правят по предвидения път (анулиране, кредитно известие, сторнираща статия), а не чрез редактиране на историята.

Входящите задачи и одобренията

Много документи имат процес: след като ги създадете и подадете, някой трябва да ги одобри, издаде, приключи или плати. Тези стъпки пристигат като задачи във Входящите задачи.

• Всяка задача е адресирана до роля - потребителска група (Одобряващ, Издаващ, Плащащ, Мениджър ...). Тя се появява във Входящите задачи на всички в тази група (и на администраторите), така че всеки от тях може да я поеме. Пълният списък с роли и всеки процес от край до край са в ръководствата за процесите.
• Можете да действате по задача направо на страницата на документа (формата на задачата се появява там) или от списъка Входящи задачи; и двете изпълняват една и съща стъпка.
• Одобряване и Отхвърляне поемат по различни клонове - Одобри придвижва документа към следващия статус, Отхвърли го връща назад - така че отхвърлен документ никога не минава през одобреното състояние.
• Личните, персонални задачи (одобрете вашия отпуск, действайте по вашия казус) се показват във Входящите задачи на пространството Personal; споделените групови задачи - във Входящите задачи на приложението.

Печат

Всеки документен модул носи шаблон за печат - чист, брандиран макет за фактурата, поръчката, офертата, искането или фиша. Използвайте бутона Печат върху документа и отпечатайте или запазете като PDF от диалога на браузъра. Печатният макет в момента се доставя на английски; шаблоните са под Документи и могат да се персонализират за всяка фирма (български макет е допълнение за конкретната фирма - екранният интерфейс и данните са на английски/български независимо от това).

Как се изчисляват сумите по редовете

Документите с редове (фактури, поръчки, оферти, искания) се изчисляват по един и същ начин, така че цифрите никога не се въвеждат на ръка:

• Нето на реда = количество × единична цена.
• ДДС на реда = нето × ДДС ставката на реда ÷ 100, закръглено до 2 знака. Ставката идва от Данъчната ставка на реда (ДДС е конфигурируемо за всеки ред, не фиксирани 20%); изборът на данъчна ставка попълва процента.
• Общо за реда = нето + ДДС.
• Общите суми на документа (нето, ДДС, бруто) са сумите на редовете, показани в долния колонтитул и преизчислявани при всяка промяна на ред.

Номерата на документите се присвояват автоматично. Някои документи получават истинския си номер в момента на създаването; други (фактурите за продажба и покупка) носят временен номер, докато са Чернова, и получават истинския, непрекъснат номер едва при издаване/одобрение - така отменените чернови никога не изразходват номер.

Всеки тип документ има собствена серия (Фактура за продажба, Фактура за покупка, Разход, ...), броена отделно и самостоятелно за всяка фирма. Форматът - префиксът и броят на цифрите, напр. EXP0000001 - е част от приложението, не настройка, която редактирате. Това, което можете да направите под Настройки → Номерация на документите, е да видите текущия брояч на всяка серия и да го зададете: единственото нещо, което си струва да направите преди старта, е да продължите съществуваща поредица, така че първата ви фактура в BusinessIntents да започне оттам, докъдето е стигнала старата ви система. Серията започва да брои при първия документ, който я използва - няма нищо за създаване или регистриране предварително.

Регистри, Настройки, Справки, Табло

• Регистрите (така обозначени в страничното меню) съдържат общите справочни данни - държави, валути, мерни единици, данъчни ставки, начини на плащане, продукти, фирми - от които документите избират. Някои идват предварително заредени (държави, валути, мерни единици) на английски и български.
• Настройките събират номенклатурите на всеки модул (статуси, категории, начини), сериите от номера и Регион и език (който определя езика на данните, изпращан с всяка заявка).
• Справките и Таблото (ключови показатели, броячи, топ-5, прегледи на справки) се създават за всяко приложение; страницата на всеки модул изброява тези, които той добавя.

---

Език: интерфейсът и данните са на английски и български; превключва се под Регион и език. Права: какво виждате и можете да правите зависи от вашата група - потребителите само за четене виждат списъци, но без Нов/Редактирай/Изтрий; личните страници в Моите показват само вашите собствени записи.