Потребителски пътеки — ръководства стъпка по стъпка
Докато страниците на модулите описват всичко, което един модул предлага, тези ръководства проследяват по една пътека, клик по клик — от елемента в страничното меню до готовия документ — и винаги посочват кой извършва всяка стъпка. Първия път ги следвайте подред; след това работят като контролен списък.
Персоните
Всяка стъпка е обозначена с персона. Персоната е просто потребителска група във вашата инсталация на BusinessIntents — задача, адресирана до група, се появява във Входящите задачи на всеки от групата (и на администраторите). В малка фирма един човек, разбира се, може да носи няколко шапки.
| Персона | Група | Какво прави |
|---|---|---|
| Служител | Employee / личен достъп | Подава разходни искания, заявява отпуск, попълва отчети за време — винаги от личното пространство Personal (/services/web/personal/), където вижда само собствените си записи. |
| Мениджър | Manager | Одобрява заявки за отпуск и отчети за време на служителите. |
| Одобряващ | Approver | Одобрява фактури, поръчки и разходни искания; приключва складови документи, инвентаризации и ведомости за заплати. |
| Издаващ | Issuer | Издава одобрените фактури за продажба, кредитни и дебитни известия — стъпката, която подпечатва истинския номер. |
| Изпращащ | Sender | Изпраща издадената фактура и отбелязва как е излязла. |
| Плащащ | Payer | Плаща фактури за покупка и възстановява разходни искания. |
| Фактурист | (всеки офис потребител) | Създава и поддържа фактури за продажба, плащания, кредитни/дебитни известия, проформи. |
| Счетоводител доставки / Снабдител | (всеки офис потребител) | Въвежда фактури от доставчици; създава поръчки за покупка и запитвания за оферти. |
| Търговец | (собственик на записа) | Работи с потенциални клиенти, възможности и оферти — собственият му поток се вижда в пространството Personal. |
| Складодържател | (всеки офис потребител) | Приема, изписва, прехвърля, връща, коригира и брои стока. |
| Агент поддръжка | Agent | Оценява, обработва и разрешава казуси по поддръжката. |
| Ръководител проекти | (всеки офис потребител) | Планира проекти, назначава хора, фактурира одобрените отчети за време. |
| Служител ТРЗ | (всеки офис потребител) | Поддържа данните за заплатите и изготвя месечната ведомост. |
| Счетоводител | Accountant | Осчетоводява статии и преглежда автоматичните осчетоводявания и сторна. |
| ЧР / бек офис | (всеки офис потребител) | Поддържа правата на отпуск и записите на служителите. |
Предпоставка за всяка пътека в пространството Personal: влезлият потребител трябва да има запис Служител, чието потребителско име (Username) съвпада с името му за вход — така системата разбира кой е „аз“. Без такъв запис личните страници са просто празни. (Съвпадението е по Username, а не по имейла: името за вход не е задължително да има вид на имейл адрес, а полето Имейл изисква формат на адрес.)
Въвеждане на данни за друг човек („act as“). Когато екипът изобщо не работи на компютър, потребител с нужното право може да работи в личните страници от името на избран служител: изберете Въвеждане от името на… в потребителското меню и въведете потребителското име на служителя. Тогава цветен банер гласи „Действате като … — записите се водят на името на този човек; дневникът пази вашето“, всяка лична страница и Входящите задачи показват записите и задачите на този човек, а с Изход се връщате към собствения си профил. Това не е влизане в неговия профил: продължават да важат вашите собствени права, а одитната следа пази истинския ви потребител. Така и администратор без собствен запис Служител може да премине през всяка лична пътека по-долу. Подробности в Как работят приложенията.
Пътеките
Продай и събери парите
- Издаване на фактура за продажба — Фактурист → Одобряващ → Издаващ → Изпращащ
- Настройка на периодично фактуриране — Фактурист (после нормалният поток на фактурата)
- Проследяване на просрочени фактури — Фактурист / Счетоводител (+ седмичното автоматично напомняне)
- Въвеждане на клиентско плащане — Фактурист / Счетоводител
- Анулиране на издадена фактура — Фактурист
- Корекция с кредитно или дебитно известие — Фактурист → Одобряващ → Издаващ
- От проформа към фактура — Фактурист → Одобряващ
Спечели сделката
- Регистриране и квалифициране на потенциален клиент — Търговец
- Развиване на възможност през търговския поток — Търговец
- Изготвяне и изпращане на оферта — Търговец
- Снабдяване чрез запитване за оферта — Снабдител
Купи и плати
- Въвеждане и одобряване на фактура за покупка — Счетоводител доставки → Одобряващ → Плащащ
- Създаване и одобряване на поръчка за покупка — Снабдител → Одобряващ
Управлявай магазина
- Изпълнение на поръчка за продажба — Продавач → Одобряващ → Складодържател
- Зареждане чрез поръчка за покупка — Снабдител → Складодържател → Одобряващ
- Движение и броене на стока — Складодържател
- Проверка на наличността — Складодържател / Мениджър
Хора
- Подаване на разходно искане — Служител → Одобряващ → Плащащ
- Заявяване на отпуск — Служител → (проверка на остатъка) → Мениджър
- Поддържане на правата на отпуск — ЧР / бек офис
- Изготвяне на месечната ведомост — Служител ТРЗ → Одобряващ
Проекти и време
- Планиране на проект — Ръководител проекти
- Попълване на отчета за време — Служител
- Одобряване и фактуриране на отчет за време по проект — Мениджър → Ръководител проекти
Обслужи клиента
- Обработка на казус по поддръжката — Агент поддръжка
- Резервиране на час — Координатор
Води счетоводството
- Осчетоводяване на ръчна статия — Счетоводител
Конвенции: всяко ръководство започва с персоните си и модулите, които покрива (с маркер за покритие, както при страниците на модулите). Ръководствата описват генерирания уеб интерфейс — Приложението на /services/web/application/ и пространството Personal на /services/web/personal/.