Зареждане чрез поръчка за покупка
Персони: Снабдител (осигурява одобрената поръчка за покупка), Складодържател (приема стоката), Одобряващ (приключва прихода) · Приложения: Магазин · Модули: Поръчки за покупка, Склад Заредете обект: поръчайте стоки от доставчик, приемете ги срещу поръчката за покупка и приключете складовия приход — моментът, в който наличността и цената ѝ на придобиване влизат в книгите.
Преди да започнете: доставчикът съществува в Доставчици, продуктите са в каталога, а приемащият обект съществува в Обекти. Колеги са в групата Approver (всеки от тях — или администратор — може да изпълни задачата Приключи).
1. Поръчка — Снабдителят разполага с одобрена поръчка за покупка
- Поръчката за покупка се създава и одобрява като собствен поток — вижте Създаване и одобряване на поръчка за покупка. Важното тук: поръчката е Потвърдена, посочва Доставчика, а нейният Обект е обектът, в който стоката ще бъде доставена.
2. Приемете — Складодържателят създава складовия приход
- Когато стоката пристигне, отворете Склад → Складови приходи и натиснете Нов складов приход. GR номерът се подпечатва при създаване; приходът започва като Чернова — черновата не движи наличност.
- Изберете приемащия Обект (задължителен) и датата (задължителна), Доставчика, който е доставил, и Поръчката за покупка, която този приход изпълнява — следата между документите остава кликаема и в двете посоки. Свободен текст референция (документът за доставка на доставчика) и бележка са по избор.
- Добавете по един ред за всеки доставен продукт: изберете Продукта (предлагат се само складово проследявани продукти, никога услуги); неговите цена, мерна единица и данъчна ставка се копират от подразбиранията на продукта — редактирайте цената до това, което реално плащате на доставчика, тя става цената на придобиване на стоката. Въведете количеството; Нето, ДДС (по подразбиране 20%) и Общо се изчисляват на ред и се сумират в обобщението.
3. Приключете — Одобряващ (Inbox или директно върху прихода)
- Задачата Приключи показва номера, датата, обекта, доставчика, общата стойност и статуса на прихода, с бутони Приключи / Отхвърли.
- Приключи записва по едно движение IN (положително количество) на ред в складовата книга, свързано обратно с този приход, като себестойността на движението е равна на цената на реда — цената на придобиване. Приходът става Приключен (окончателен); наличността в обекта се качва в този момент.
- Отхвърли отбелязва прихода като Отменен — наличността не се движи.
Какво се случи зад кулисите
- Използвана серия номера: Goods Receipt (GR), подпечатан при създаване.
- Път на статусите: складов приход Чернова → Приключен (отхвърляне: Отменен).
- Всяко движение IN е вход на себестойност в общофирмения пул на средната себестойност на продукта: количеството, средната себестойност и стойността на пула се преизчисляват от количество × цената на прихода. Всеки по-късен складов разход, трансфер или връщане от клиент след това се остойностява автоматично по тази средна — вижте Проверка на наличността.
- Самата поръчка за покупка остава Потвърдена — статусите ѝ Получена / Фактурирана съществуват за междудокументните потоци, които още не са автоматизирани; приключването на прихода не превключва поръчката.
Вариации и откази
- Приключването е идемпотентно — повторно приключване никога не може да запише движенията два пъти.
- Приход без доставчик или поръчка за покупка също работи — напр. стока, пристигаща от вътрешен източник.
- Грешна или повредена стока, връщаща се към доставчика, е връщане към доставчик — вижте Движение и броене на стока; тя излиза по цената на придобиване, отрицателният приход.