Създаване и одобряване на поръчка за покупка

Персони: Снабдител (създава поръчката и редовете ѝ), Одобряващ (одобрява или отхвърля от Inbox) · Приложения: Покупки, Магазин · Модули: Поръчки за покупка Трябват ви стоки от доставчик. Създавате остойностена поръчка за покупка, насочена към обекта, който трябва да получи доставката, а вашият одобряващ я потвърждава — от този момент тя е ангажимент, за който доставчикът може да бъде държан отговорен.

Преди да започнете: доставчикът трябва да съществува в Доставчици; продуктите, които поръчвате, е добре да са в Продукти (тяхната цена, мерна единица и данъчна ставка зареждат редовете); номенклатурите (фирма, валути, начини на плащане, данъчни ставки, обекти) са налице. Одобряващият трябва да е в групата Approver.

1. Създайте поръчката — Снабдител

1. В основния портал отворете Покупки → Поръчки за покупка и натиснете Нова поръчка за покупка горе вдясно.
2. Изберете Доставчика (задължителен) и въведете датата на поръчката (задължителна); по избор — падеж, Обекта, в който стоката трябва да бъде доставена, и свободен текст условия (условия за доставка и плащане). Фирма, Валута и Начин на плащане (Банков превод) идват предварително попълнени — променете ги при нужда. Запазете.
3. Поръчката се създава като Чернова и поредният ѝ номер от споделената серия „Purchase Order“ (префикс PO) се подпечатва веднага — той е заглавието на документа („PURCHASE ORDER PO-…“); никога не го въвеждате.
4. Отворете документа и добавете редове с бутона Добави на таблицата с редове. Изберете Продукт — цената, мерната единица и данъчната ставка на реда се копират от продукта в момента на избора. Копираната цена е само подсказка от продажната — редактирайте я до договорената покупна стойност.
5. Въведете количеството (задължително) и отстъпка, ако има; ДДС ставката се копира от избраната данъчна ставка (по подразбиране 20%). Нето (= количество × цена), ДДС и Общо (= нето + ДДС − отстъпка) се изчисляват сами, както и обобщението Нето / ДДС / Отстъпка / Общо. Редове без продукт също работят — въведете свободен текст име и цена.

2. Одобрете или отхвърлете — Одобряващ (Inbox)

1. Задачата Одобряване чака в Inbox на групата Approver (и директно върху поръчката). Поемете я.
2. Формата на задачата показва номера, датата, падежа, Доставчика, Обекта, общата стойност и Статуса, с бутони Одобри и Отхвърли.
3. Одобри — поръчката става Потвърдена и може да бъде изпратена на доставчика (Печат генерира PDF). Отхвърли — поръчката става Отменена и потокът приключва.

Какво се случи зад кулисите

• Път на статусите: Чернова → (одобрение) Потвърдена; отхвърляне → Отменена.
• PO номерът дойде от серията „Purchase Order“ в номерацията на документи при създаването — дори отхвърлена поръчка запазва номера си.
• Поръчката вече се брои в Поръчки по доставчик, Месечни поръчки за покупка и брояча Отворени поръчки за покупка на таблото (отворена = още неполучена, нефактурирана и неотменена).

Вариации и откази

• Отхвърли отменя цялата поръчка — създайте коригирана като нов документ.
• По-късните статуси се задават от последващи документи, не на тази страница: получаването на доставката в обекта отбелязва поръчката като Получена (складов приход в приложението за магазина — вижте Зареждане чрез поръчка за покупка), а регистрирането на фактурата на доставчика я отбелязва като Фактурирана (фактура за покупка).
• Всеки от групата Approver (плюс администраторите) може да поеме и изпълни задачата.

Вижте също

• Модул Поръчки за покупка
• Зареждане чрез поръчка за покупка — страната на складовия приход.
• Въвеждане и одобряване на фактура за покупка — фактурата на доставчика.