Въвеждане и одобряване на фактура за покупка
Персони: Счетоводител доставки (регистрира фактурата на доставчика), Одобряващ (одобрява или отхвърля от Входящите задачи), Плащащ (потвърждава плащането) · Модули: Фактури за покупка Доставчик ви е изпратил фактура. Регистрирате я под нейния собствен номер (този на доставчика), одобряващият я подписва — с което ѝ се присвоява вътрешният регистрационен номер PUR — а плащащият я отбелязва като платена.
Преди да започнете: доставчикът трябва да съществува в Доставчици; базовата ви фирма, валутите, начините на плащане и данъчните ставки са предварително заредени. Одобряващият трябва да е в групата Approver, а плащащият — в групата Payer (администраторите могат да действат и в двете).
1. Регистрирайте фактурата — Счетоводител доставки
- В Приложението отворете Покупки → Фактури за покупка и натиснете + Нов горе вдясно.
- В заглавната част въведете номера на фактурата на доставчика (задължителен — той е заглавието на документа: „PURCHASE INVOICE INV-2026-0451“). Ако диалогът за създаване не предлага полето, първо запазете и го задайте през Редактирай върху записа — заглавието остава празно, докато не бъде попълнено.
- Въведете датата на фактурата (задължителна), по избор падежа, и изберете Доставчика (задължителен). Фирма, Валута и Начин на плащане (Банков превод) идват предварително попълнени — променете ги при нужда. Запазете.
- Фактурата се появява като Чернова. Вътрешният ви регистрационен номер показва временен заместител — никога не го въвеждате; истинският идва след одобрението.
- Отворете документа и добавете редовете с бутона Добави на таблицата с редове, като ги препишете от хартията на доставчика: име, количество, цена (и отстъпка, ако има), по избор мерна единица. Изберете Данъчна ставка — ДДС ставката се копира от нея (по подразбиране 20%) и остава редактируема. Нето, ДДС и Общо на ред, както и обобщението Нето / ДДС / Отстъпка / Общо, се изчисляват сами.
2. Одобрете или отхвърлете — Одобряващ (Входящи задачи)
- Задачата Одобряване вече чака във Входящите задачи на групата Approver (и директно върху фактурата). Поемете я.
- Формата на задачата показва номера на доставчика, регистрационния номер, датата, падежа, Доставчика, общата стойност и Статуса, с бутони Одобри и Отхвърли.
- Одобри — фактурата става Одобрена и поредният регистрационен номер от споделената серия „Purchase Invoice“ (префикс PUR) заменя временния. Създава се задача Плати. Отхвърли — фактурата става Отменена и процесът приключва; номер не се присвоява.
3. Платете — Плащащ (Входящи задачи)
- Задачата Плати се появява във Входящите задачи на групата Payer. Поемете я.
- Формата на задачата показва номера на доставчика, регистрационния номер, Доставчика, общата стойност, Начина на плащане и Статуса, с единствен бутон Плати.
- Потвърдете плащането — фактурата става Платена. Готово.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите: Чернова → (одобрение) Одобрена → (плащане) Платена; отхвърляне → Отменена.
- Регистрационният номер PUR се взема от серията „Purchase Invoice“ в номерацията на документите само при одобрение — отхвърлените фактури никога не изразходват номер.
- Нето / ДДС / Отстъпка / Общо в заглавната част винаги са равни на сборовете от редовете.
- Фактурата вече се брои в Разходи по доставчик, Месечни разходи по доставчици и, докато не бъде платена, в брояча Неплатени фактури за покупка на таблото.
Вариации и откази
- Отхвърли на стъпката за одобрение отменя цялата фактура (Отменена) — няма връщане за корекция; регистрирайте коригираната фактура като нов документ.
- Частични плащания не се проследяват — Плати е едно съзнателно потвърждение за цялата сума (без погасяване срещу плащания, за разлика от продажбите).
- Всеки от групата на задачата (плюс администраторите) може да я поеме и изпълни; непоета задача просто чака във Входящите задачи.
Вижте също
- Модул Фактури за покупка
- Създаване и одобряване на поръчка за покупка — стъпката на поръчване, която обикновено предхожда фактурата на доставчика.