Подаване на разходно искане
Персони: Служител (подава собственото си искане от портала Personal), Одобряващ (одобрява или отхвърля от Inbox), Плащащ (възстановява сумата) · Приложения: Разходи · Модули: Разходи Похарчили сте собствени пари в командировка — хотел, такси, дневни. Подавате едно искане за пътуването с по един ред на разход, изпращате го и го проследявате, докато парите се върнат по сметката ви.
Преди да започнете: нужен ви е запис Служител, чието потребителско име съвпада с потребителското ви име — той обвързва портала Personal с вас (без запис личните ви страници са просто празни). Одобряващият трябва да е в групата Approver, а плащащият — в групата Payer.
1. Подайте искането — Служител (портал My)
- Отворете портала Personal и изберете Моите разходни искания в страничното меню. Виждате само собствените си искания — служителят по искане, създадено тук, винаги сте вие, зададен автоматично; никога не избирате сами себе си.
- Натиснете бутона Нов. Въведете датата на искането (задължителна) и по избор свободен текст описание („Командировка Берлин, май“). Фирма и Начин на плащане (Банков превод) идват предварително попълнени; изберете Валута, ако е нужно. Запазете.
- Искането се създава като Чернова и поредният му номер от споделената серия „Expense“ (префикс EXP, напр. EXP00000001) се подпечатва веднага — той е заглавието на записа.
- Добавете по един ред на разход с бутона Добави на таблицата с редове: Категория (задължителна — Пътуване, Храна, Гориво, …), описание („Хотел — 2 нощувки“), нетната сума (задължителна), по избор Доставчика/търговеца и Данъчна ставка — ДДС ставката на реда се копира от нея (по подразбиране 20%). ДДС на реда (= сума × ДДС ставка) и Общо (= сума + ДДС) се изчисляват сами, а сума / ДДС / Общо в заглавната част сумират редовете. Виждате всичките си суми — нищо не е скрито във вашето искане; вие сте ги въвели.
- Отворете задачата Подай — тя чака във вашия Inbox (началната страница на портала Personal) и директно върху искането. Формата показва номера, датата, Служителя, сумата, общото и Статуса, с бутон Подай. Подайте — искането става Подадено и отива за одобрение.
2. Одобрете или отхвърлете — Одобряващ (Inbox)
- Задачата Одобряване се появява в Inbox на групата Approver. Поемете я.
- Формата на задачата показва номера, датата, Служителя, сумата, общото и Статуса, с бутони Одобри и Отхвърли.
- Одобри — искането става Одобрено (чака възстановяване) и се създава задача Възстанови. Отхвърли — искането става Отхвърлено и потокът приключва.
3. Възстановете — Плащащ (Inbox)
- Задачата Възстанови се появява в Inbox на групата Payer. Поемете я.
- Формата на задачата показва номера, Служителя, общото, Начина на плащане и Статуса, с единствен бутон Възстанови.
- Потвърдете изплащането — искането става Възстановено. Служителят вижда крайния статус в Моите разходни искания.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите: Чернова → (подаване) Подадено → (одобрение) Одобрено → (възстановяване) Възстановено; отхвърляне → Отхвърлено.
- EXP номерът дойде от серията „Expense“ в номерацията на документи в момента на запазването на искането — преди каквато и да е стъпка от работния поток.
- Сума / ДДС / Общо в заглавната част се поддържат равни на сборовете от редовете.
- Искането вече се брои в Разходи по служител, Разходи по категория (по редове), Разходи по статус и показателя на таблото „Разходи (този месец)“.
Вариации и откази
- Отхвърли приключва потока (Отхвърлено) — няма цикъл за поправка; подайте коригирано искане като нов документ.
- Бек-офис потребителите могат да направят същото от пълната страница Разходни искания в основния портал (групата Хора), където избират Служителя и могат да виждат и коригират исканията на всички; искането влиза в абсолютно същия поток.
- Порталът My не показва чужди искания на никого — искане, което не е ваше, нито се показва в списъка, нито може да бъде отворено там.