От проформа към фактура
Персони: Фактурист (създава проформата, по-късно генерира фактурата), Одобряващ (потвърждава или отхвърля) · Приложения: Фактуриране · Модули: Фактури за продажба Потокът „първо плати“: изпращате на клиента проформа — искане за плащане, не данъчен документ (без дата на данъчно събитие, без ДДС задължение) — събирате парите, после я превръщате в истинската фактура за продажба с един клик.
Преди да започнете: клиентът и продуктите съществуват; колега е в групата Approver.
1. Чернова — Фактуристът създава проформата
- Отворете Продажби → Проформа фактури и натиснете Нова проформа фактура горе вдясно.
- Изберете Клиента (задължителен), Датата (задължителна) и по избор Падеж. Фирма, Валута, Начин на плащане (Банков превод) и стеснената до фирмата Банкова сметка са предварително попълнени и редактируеми. Няма дата на данъчно събитие — проформата не носи данъчно задължение.
- Запазете — за разлика от фактурата за продажба, проформата се номерира веднага, от собствената си серия „Proforma“ (префикс PF); номерът е заглавието на документа от самото начало. Статус: Чернова.
- Добавете редове точно като редове на фактура: изберете Продукт (цена, мерна единица и данъчна ставка се копират), въведете Количество и по избор Отстъпка; Нето, ДДС и Общо (= нето + ДДС − отстъпка) се изчисляват сами, сумирани в обобщението само за четене.
2. Потвърдете — Одобряващ (Inbox или директно)
- Задачата Потвърди показва номер, дата, клиент, обща стойност и статус — Потвърди / Отхвърли.
- Потвърди премества проформата в Потвърдена — изпратете я и чакайте плащането. Отхвърли я приключва в Отменена.
3. Генерирайте фактурата — Фактурист
- Когато парите са налице (въведени като клиентско плащане — то чака като неразпределен кредит), отворете потвърдената проформа и натиснете Генерирай фактура.
- Създава се чернова на фактура за продажба за същия клиент, фирма, валута и начин на плащане, с днешна дата. Добавете редовете ѝ върху фактурата — действието създава заглавната част.
- Проформата сама става Фактурирана в момента, в който фактурата съществува — баджът ви казва от пръв поглед кои проформи още чакат фактурата си.
- Новата фактура извървява собствения си нормален поток — одобрение, издаване (истинският SI номер от серията „Sales Invoice“), изпращане; вижте Издаване на фактура за продажба. При издаването чакащият платежен кредит на клиента се разпределя автоматично върху нея — често подпечатвайки я веднага като Платена.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите на проформата: Чернова → Потвърдена → Фактурирана (отхвърляне: → Отменена).
- Две серии номера: проформата тегли от „Proforma“ при създаване; генерираната фактура тегли от „Sales Invoice“ едва на стъпката на издаването си.
Вариации и откази
- Отхвърлена (Отменена) проформа остава за архива; създайте нова, вместо да я съживявате.
- Генерираната фактура е обикновена чернова — тя все още може да бъде отхвърлена на стъпката си за одобрение, макар проформата да показва Фактурирана.