Отпуски

Заявявайте и одобрявайте отпуските на служителите в споделен календар. Всеки служител има годишна сметка от дни отпуск; заявката минава през процес на одобрение и, веднъж одобрена, тегли дните си от най-старата година, в която все още има салдо.

Къде ще го намерите: групата Хора в страничното меню — Заявки за отпуск (календарът за заявяване) и Права на отпуск са отделни записи там (номенклатурите на статусите са на страницата Настройки; имената им са преведени на български). Включен в Строителство, Логистика, Професионални услуги и Търговия на дребноСтроителство, Логистика, Професионални услуги и Търговия на дребно; показва се от лещата Отпуски.

Обиколката в картини

Какво можете да правите

Права на отпуск

Годишната сметка от дни — „Иван — 2024 — 20 дни“. По един запис на служител за година:

• Избирате служителя, въвеждате годината и планираните дни (пълногодишният размер, напр. 20), а за постъпилите през годината — дата начало на договора.
• Полагаемите дни (реалният капацитет на сметката) се изчисляват сами: планираните дни, пропорционални на реално отработената част от годината, закръглени до цели дни. Оставете началото на договора празно за пълна година.
• Използваните дни и салдото са само за четене и се поддържат автоматично, докато одобрените заявки теглят дни от сметката.
• Статус баджът сам следва салдото: AVAILABLE (нищо не е използвано) → PARTIAL (част от дните са използвани) → EXHAUSTED (всичко е изчерпано).
• Погасяване при пренасяне: неизползваната година право отпада след изтичане на прозореца на пренасяне — по подразбиране две години след годината, за която е придобита (Настройки → Политика за отпуските). Отпадналата година вече не се брои към капацитета и никога не може да бъде теглена (българската практика: платеният отпуск се погасява след две години).
• Месечно начисляване (по избор): включете месечно начисляване в Политиката за отпуските и дните за текущата година се натрупват месец по месец (текущият месец се брои), вместо да се предоставят наведнъж — така например през април служителят може да ползва най-много 4/12 от годишния размер. Годишната цифра и колоната със салдото продължават да показват пълногодишния размер; ограничението се прилага при подаване и одобрение на заявката. По подразбиране е изключено (цялата година е налична от 1 януари).

Заявки за отпуск — календарът на отсъствията

Заявките се отварят като календар, не като списък: всеки отпуск се изобразява като целодневна лента през своите дати от–до, оцветена по статус и озаглавена с името на служителя (превключваем месечен изглед).

• Кликнете върху дата, за да създадете заявка — датата „от“ идва предварително попълнена; изберете служителя и датата „до“, изберете вида отпуск (Платен годишен отпуск по подразбиране; Болничен, Неплатен, Родителски), по желание добавете бележка.
• Кликнете върху съществуваща лента, за да отворите тази заявка за преглед/редакция.
• Дни е само за четене и се изчислява на сървъра: работните дни в диапазона от–до, с изключени уикенди и официални празници (списъкът с празниците се поддържа в Официални празници).
• Половин ден — сложете отметката на еднодневна заявка, за да ползвате половин ден (Дни става 0.5 и одобрението записва един ден от 0.5); тя няма ефект върху многодневен диапазон или върху ден, който е уикенд/празник (0).
• Номер — VAC-номер се поставя автоматично в момента на създаване на заявката, от споделената номерационна серия „Vacation Request“; той е заглавието на заявката.

Тъй като календарът заема мястото на документната страница на заявката, одобренията се правят от Входящи задачи (вижте процеса по-долу), а отделните записи за дни се създават вместо вас — никога не ги редактирате на ръка.

Моите отпуски — личната страница на служителя

Заявките са лични: на страницата Моите отпуски (в личната зона My) служителят вижда и заявява само собствения си отпуск — изобразен като същия календар с диапазони, който получава и администрацията, с вашите заявки като записи. Кликнете върху празен ден, за да заявите отпуск от него (датата идва попълнена); кликнете върху запис, за да отворите заявката. Служителят на новата заявка винаги сте вие, каквото и да бъде подадено на формата. Споделеният календар и корекциите за други остават на обикновените страници за администрацията.

Моите права на отпуск стои до нея в личната зона като изглед на салдото само за четене: служителят вижда собствените си годишни сметки (полагаеми, използвани и оставащи дни, със статус баджа), но не може да ги създава или редактира — правата се дават и коригират само от ЧР на административните страници. Няма бутон „Нов“ и страницата никога не показва чуждо салдо.

Процесът на одобрение (кой какво прави)

Всяка нова заявка стартира процеса на одобрение; задачите се появяват във Входящи задачи на изпълнителите:

1. Подаване — служителят преглежда заявката (номер, дати, дни, бележка) и я подава; статусът минава в Подадена.
2. Проверка на капацитета — преди който и да е мениджър да я види, системата проверява оставащото салдо на служителя. Само Платен годишен отпуск изразходва право на отпуск — болничният, неплатеният и родителският минават проверката безусловно и не теглят нищо. За изразходваща заявка салдото се сумира по годините право, които са още в прозореца на пренасяне (вижте по-горе); ако заявените дни надвишават оставащото, заявката се отхвърля автоматично като INSUFFICIENT — задача не се създава.
3. Одобряване — всеки от групата Мениджър одобрява или отхвърля. Отхвърлянето поставя Отхвърлена; одобрението поставя Одобрена и, за изразходваща заявка, създава записите за дни върху реалните работни дати, като ги тегли първо от най-старата година право — ден, ползван през 2026, може все още да тегли от сметката за 2024, ако там е останало салдо. Използваните дни/салдата и статус баджовете на правата се обновяват сами.

Дни отпуск

Отделните записи за дни отпуск зад одобрената заявка (по един ред на работен ден, обикновено по 1 ден). Създават се от стъпката на одобрение и свързват всеки ден със заявката, към която принадлежи, и с годината право, от която е изтеглен — календарната дата и таксуваната година са независими.

Печат

Заявките за отпуск се отпечатват в брандиран стандартен изглед. Отворете документа и използвайте Печат, за да го прегледате или запазите като PDF; шаблонът се намира в Документи и може да се персонализира за всяка фирма. Вижте как работи печатът за общата механика (изгледът засега е на английски).

Справки и табло

• Салдо по служител — полагаеми, използвани и оставащи дни по служител.
• Права по статус — колко годишни сметки са AVAILABLE/PARTIAL/EXHAUSTED и колко дни остават в тях.
• Заявки по вид — заявки и общо дни по вид отпуск (платен / болничен / неплатен / родителски).
• Заявки по статус — потокът на заявките: брой и общо дни по статус; също брояч на таблото („Заявки за отпуск“).

Настройки

• Статуси на отпуск — статусите на заявките (Чернова, Подадена, Одобрена, Отхвърлена, INSUFFICIENT предварително заредени).
• Статуси на права — статусите на сметките (AVAILABLE, PARTIAL, EXHAUSTED предварително заредени).
• Видове отпуск — Платен годишен отпуск (изразходва право на отпуск), Болничен, Неплатен, Родителски (не изразходват); флагът „изразходва полагаем отпуск“ е това, което проверката на капацитета чете.
• Официални празници — официалните неработни дни, изключвани от броенето на дни на всяка заявка; доставя се с българските празници за 2026 (включително преместените върху работен ден) — добавяйте редовете за всяка следваща година.
• Политика за отпуските — прозорецът на пренасяне в години (по подразбиране 2) и превключвателят месечно начисляване (изключено = цялата година наведнъж).

Предварително заредени данни

Двете номенклатури от статуси са предварително заредени (по-горе); новата фирма започва без права и без заявки. Незадължителният демо-пакет добавя пет демо права (2024/2025) за демо служителите, недокоснати — с пълно салдо — така че пробите да могат да извървят пътя заявка → одобрение → изразходване.

Работи заедно с

• Служители — заявителят и притежателят на сметката; мениджърът на служителя получава задачата за одобрение.
• Номериране на документи (вградено в платформата) — серията VAC-номера „Vacation Request“.