Осчетоводяване на ръчна статия
Персони: Счетоводител (съставя и осчетоводява статията; всеки от групата Accountant може да осчетоводява) · Приложения: целият пакет · Модули: Журнал и осчетоводяване, Сметкоплан Съставете балансиран мемориален ордер — дебитни и кредитни редове по вашия сметкоплан — прегледайте го от Inbox и го осчетоводете. Веднъж осчетоводена, статията получава своя JE номер и става окончателна.
Преди да започнете: сметкопланът ви трябва да е възприет — доставеният национален сметкоплан пристига изцяло неактивен, така че първо активирайте сметките, които използвате (и добавете собствените си аналитични крайни сметки), в Сметкоплан. Само крайните сметки подлежат на осчетоводяване — синтетичните групи никога не се появяват в изборите по редовете.
1. Съставете статията — Счетоводител
- В групата Счетоводство на страничното меню отворете Счетоводни статии и натиснете Нова счетоводна статия.
- Попълнете Датата (счетоводната дата), Фирмата, по избор Основание (Продажба, Покупка, Начисление, Корекция, ... — разширяемо от избора) и номера / датата на документа на изходната хартия като свободен текст. Запазете — статията се появява като Чернова, а заглавието ѝ е все още временен заместител (истинският JE номер идва при осчетоводяването).
- Добавете редовете с бутона Добави на таблицата с редове. Всеки ред: изберете Сметката (само крайни сметки) и задайте точно едно от Дебит или Кредит — ред с двете или с нито едно отказва с „Редът е или дебит, или кредит — задайте точно едната страна“. По избор отбележете на реда Клиента или Доставчика (аналитичността по контрагенти) и сума и курс в чуждестранна валута.
- Обобщението само за четене поддържа текущите Общо дебит и Общо кредит — изравнете ги, преди да опитате да осчетоводите.
2. Осчетоводете я — Счетоводител (Inbox)
- Всяка нова статия създава задача Осчетоводяване в Inbox на групата Accountant (и директно върху статията). Формата ѝ показва Номер, Дата, Фирма, Основание, Общо дебит, Общо кредит, Статус с бутони Осчетоводи / Отхвърли.
- Натиснете Осчетоводи. Пазят я две проверки: статията трябва да е балансирана („Дебитите и кредитите трябва да се равняват“) и да има поне един ред („Осчетоводяването изисква поне един ред“). Ако проверка не мине, изпълнението на задачата отказва и статията остава Чернова — поправете редовете и осчетоводете отново.
- При успех статията става Осчетоводена и поредният ѝ JE номер (споделената серия „Journal Entry“) заменя заместителя в заглавието.
3. Тя вече е неизменима — Счетоводител
- Осчетоводена статия е окончателна: всеки опит за редакция или изтриване отказва. Корекциите са нови статии, никога редакции.
- Корекциите следват конвенцията на червеното сторно: реверсиращата статия носи същите редове с отрицателни суми на същите дебитни/кредитни страни — никога разменени страни — така оборотите в оборотната ведомост остават честни. Реверсиращата статия сочи към оригинала чрез референцията си Сторно.
- Автоматичното сторно: когато издадена фактура за продажба, осчетоводена в журнала, бъде анулирана, червеното ѝ сторно се появява само — нова статия Чернова с негираните редове, свързана с реверсираната статия чрез Сторно и чакаща във вашия Inbox със същата задача за осчетоводяване като всяка автоматична статия. (Ако фактурата никога не е била осчетоводена, анулирането ѝ не създава нищо.)
- Ръчните сторна засега се пишат на ръка: върху осчетоводена статия няма бутон за реверсиране — сами съставяте статията с отрицателните суми и задавате референцията ѝ Сторно към оригинала.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите: Чернова → Осчетоводена (Осчетоводи) или Отменена (Отхвърли); осчетоводяването подпечатва JE номера.
- Проверките за баланс и поне-един-ред пазят самия преход към Осчетоводена — статия никога не може да стигне до журнала небалансирана. Само Осчетоводени статии се броят в Оборотната ведомост и справките за салда по контрагенти.
Вариации и откази
- Отхвърли на задачата за осчетоводяване отменя статията (Отменена), вместо да я осчетоводи.
- Редактирането или изтриването на Осчетоводена статия отказва — статията е неизменима.
- Повтарящи се ордери: запазете шаблон (Шаблони за статии) и използвайте Създай статия върху него — заглавната част идва предварително попълнена; редовете засега се добавят наново върху новата чернова.
Вижте също
- Модул Журнал и осчетоводяване · Модул Сметкоплан · Издаване на фактура за продажба (анулирането, което задейства автоматичното сторно)