Издаване на фактура за продажба
Персони: Фактурист (създава черновата), Одобряващ (одобрява или отхвърля), Издаващ (издава — подпечатва се номерът), Изпращащ (изпраща я) · Модули: Фактури за продажба, Клиенти Фактурирайте клиент: съставете черновата на фактурата с редовете ѝ, дайте я за одобрение, издайте я (подпечатва се истинският SI номер и откритият кредит на клиента се погасява по нея), после я изпратете.
Преди да започнете: клиентът съществува в Клиенти (условията за плащане — дни за плащане — карат падежа да се попълва сам); продуктите, които фактурирате, са в каталога; вие сте в групата на фактуристите, а колеги са в групите Approver, Issuer и Sender (всеки от тях — или администратор — може да изпълни съответната стъпка).
1. Чернова — Фактуристът създава фактурата
В Приложението отворете Продажби → Фактури за продажба и натиснете + Нов горе вдясно (в още празен списък същото се предлага като бутон Нова фактура за продажба в средата).
Изберете Клиента (задължителен) и датата на фактурата. Оставете Падеж празен, за да получите автоматично дата + дните за плащане на клиента; избрана от вас дата се зачита. Попълнете Датата на данъчно събитие — обикновено датата на документа.
Останалото се попълва само при натискане на Създай — стойностите се задават на сървъра, затова отворената форма още не ги показва: Фирма (базовата ви фирма), Валута (базовата валута на издаващата фирма — вижте по-долу), Начин на плащане (Банков превод), Начин на изпращане (Имейл) и Падеж (дата + дните за плащане на клиента). Изборът на Банкова сметка е стеснен до сметките на избраната фирма. Запазете — фактурата се появява като Чернова, вече с тези стойности по подразбиране, а заглавието ѝ е все още временен заместител, не номер.
Валутата си заслужава втори поглед. Тя се попълва от базовата валута на издаващата фирма (задава се в записа на фирмата; новата инсталация идва с EUR), а валута, избрана от вас, винаги се зачита. Погрижете се да е вярна: клиентско плащане погасява фактура автоматично само когато двете са в една и съща валута, така че фактура в грешна валута — или без валута — тихо никога не се погасява, колкото и пари да постъпят срещу нея.
Добавете редове с бутона Добави на таблицата с редове. Изберете Продукт — неговите цена, мерна единица и данъчна ставка се копират в момента на избора (списъците с мерни единици и данъчни ставки се стесняват до тези на продукта); всички остават редактируеми. Въведете Количество и по избор Отстъпка. Всеки ред се изчислява сам: Нето = количество × цена, ДДС = нето × ДДС ставка (по подразбиране 20%) / 100, Общо = нето + ДДС − отстъпка — с преглед на живо в диалога.
Обобщението само за четене (Нето, ДДС, Отстъпка, Общо, Платено, Салдо) сумира редовете; Платено и Салдо остават 0 и Общо, докато не пристигнат пари.
2. Одобрете — Одобряващ (Входящи задачи или директно върху фактурата)
- Задачата Одобряване показва номера на фактурата (заместителя), датата, падежа, клиента, общата стойност и статуса, с бутони Одобри / Отхвърли. Всяка задача в този поток е адресирана до група, а не до един човек: първо я поемете и отворете (Claim & open) — поемането я изважда от опашката на колегите ви, така че двама души да не работят по една и съща фактура.
- Одобри премества фактурата в Одобрена. Отхвърли я отменя — направо към Отменена, без никога да минава през Одобрена.
- Кредитната проверка (автоматична). Веднага след одобрението системата проверява кредита на клиента: откритите му салда по фактури плюс тази фактура срещу кредитния лимит на клиента (празен лимит = неограничен — проверката пропуска всичко). В рамките на лимита потокът продължава към издаване незабелязано. Над него фактурата не се издава тихомълком — във Входящите задачи на групата Approver се появява задача Кредитен стоп с Продължи / Отмени: продължаването я праща нататък към издаване (кредитните решения са човешки), отмяната приключва потока в Отменена.
3. Издайте — Издаващ
- Задачата Издаване показва номер, дата, клиент, обща стойност и статус; един бутон: Издай.
- При изпълнението истинският пореден SI номер се подпечатва от споделената серия „Sales Invoice“ и става заглавие на документа; фактурата става Издадена.
- Веднага след това всеки неразпределен остатък от плащания на клиента се изтегля автоматично върху фактурата — Платено/Салдо се обновяват и статусът може да скочи направо в Частично платена или Платена.
4. Изпратете — Изпращащ
- Задачата Изпращане показва номера, клиента и Начина на изпращане само за четене — той се избира в заглавната част на фактурата (стъпка 1.3), а не в задачата, така че ако е грешен, го променете там. Потвърдете с Изпрати; фактурата става Изпратена.
- Печат върху документа генерира PDF във всеки момент след издаването.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите: Чернова → Одобрена → Издадена → Изпратена → Потвърдена (отхвърляне: → Отменена), след това Частично платена / Платена с постъпването на парите. Потвърдена е стъпката, до която потокът стига, след като документът е излязъл — показва я индикаторът на стъпките върху фактурата и там приключва самият поток на фактуриране. Номерът идва от серията „Sales Invoice“ само при издаване — черновите никога не изразходват номер.
- Главната книга се захранва автоматично. След издаването на фактурата — и отново след въвеждането на плащане — във Входящите задачи на групата Accountant се появява задача Journal Entry Posting → Осчетоводяване: осчетоводяването е генерирано вместо вас и чака човек да го осчетоводи. Вижте Осчетоводяване на ръчна статия и модула Журнал.
- Обобщението със сумите се поддържа равно на сборовете от редовете; Платено е сумата на разпределенията на плащания по фактурата, Салдо = Общо − Платено.
- Плащанията продължават да се погасяват автоматично: Частично платена, докато 0 < платено < общо, Платена, когато платеното се изравни с общото (вижте Въвеждане на клиентско плащане).
Вариации и откази
- Кредитен стоп: клиент над лимита паркира фактурата на задачата Кредитен стоп (вижте стъпка 2.3) — вдигнете лимита на клиента, съберете първо парите или продължете съзнателно.
- Същата фактура като миналия месец? Дублирай копира заглавната част + редовете в нова Чернова; за автоматично всеки период — настройте периодично фактуриране.
- Отхвърли на стъпката за одобрение приключва потока в Отменена; започнете нова фактура, вместо да я съживявате.
- Издадена фактура никога не се редактира — коригирайте я с кредитно или дебитно известие или, докато нищо не е платено, я анулирайте.
- Ред без продукт също работи — въведете свободен текст за име, цена и количество.