Попълване на отчета за време
Персони: Служител (отчита месеца си и го подава от пространството Personal) · Модули: Отчети за време Вашият месец по проекта пристига предварително генериран — по един 8-часов ден за всеки работен ден. Коригирате дните, които се различават, и подавате; вашият мениджър одобрява. Месецът без промени е буквално един клик.
Преди да започнете: влизате в личното пространство Personal на /services/web/personal/ — за него е нужен запис Служител, чието потребителско име съвпада с името ви за вход (по него всяка лична страница разпознава кой сте). Трябва да сте назначени в екипа на проекта; иначе за вас не се генерира ред в отчета. Администратор, който няма собствен запис Служител, също може да премине през пътеката, като работи от името на служител.
1. Вашият месец ви чака — Служител (Personal)
- На 1-во число на месеца вашият ред в отчета се създава автоматично за всеки активен проект, в който сте назначени, и във Входящите задачи — началната страница на пространството Personal — се появява задача Подай. Задачата е само ваша, не групова опашка.
- Вашият ред е озаглавен с проекто-месеца плюс вас — напр. „2026 юли — Acme Website Redesign — Иван Петров“ — статус Чернова, вече попълнен с 8-часово фактурируемо разпределение за всеки работен ден.
2. Коригирайте дните — Служител (Моите отчети за време)
- Отворете Моите отчети за време в страничното меню и кликнете върху вашия ред. Показват се само собствените ви отчети — не можете да видите или докоснете чуждо време.
- Дневните разпределения са редовете на документа и на личната ви страница се показват като месечен календар точно както в бек офиса — всеки отчетен ден е запис, озаглавен с часовете си и оцветен според флага за фактурируемост; кликнете върху празна дата, за да добавите ден (датата идва предварително попълнена), кликнете върху запис, за да го редактирате. Разликата на собствената ви страница не е в изгледа, а в това какво е скрито (ставката и парите, вижте точка 4) и в строгото ограничение до собствените ви записи. Започвайки от празен месец, Попълни месеца създава 8-часов фактурируем ред за всеки работен ден (пон.–пет.) наведнъж, като пропуска дните, които вече имат ред — след това коригирате само изключенията.
- За всеки ден задавате часовете (0 е допустимо), флага Фактурируем (включен по подразбиране — изключете го за нефактурируемо време) и по избор задачата по проекта, за която е отишъл денят. Изтрийте дните, в които не сте работили.
- Какво няма да видите: часовата ставка, сумата на всеки ден и обобщената фактурируема сума на отчета са скрити в личните ви страници — те дори не напускат сървъра към пространството Personal. Виждате обаче общите си часове, преизчислявани, докато редактирате.
3. Подайте — Служител (Входящи задачи)
- Отворете задачата Подай в своите Входящи задачи (тя се показва и директно върху самия отчет). Формата на задачата показва номера (все още временен заместител), проекто-месеца, вашите общи часове и статуса — без парични полета.
- Натиснете Подай. Статусът става Подаден и отчетът отива при вашия мениджър за одобрение.
Какво се случи зад кулисите
- Всеки добавен ден прави моментна снимка на часовата ви ставка от назначението ви по проекта, на сървъра — дните пазят ставката, при която са отчетени; сумата на деня е часове × ставка.
- Всяка редакция се обобщава два пъти: към общите часове / фактурируемата сума на вашия ред и през него — към сумите на проекто-месеца.
- Път на статусите на вашия ред: Чернова → Подаден (вашето подаване) → Одобрен (мениджърът) или Отхвърлен, ако мениджърът го върне. Истинският TS номер от серията „Project Timesheet“ се подпечатва едва при одобрението.
Вариации и откази
- Отхвърлен? Ако мениджърът отхвърли, отчетът ви става Отхвърлен — ясно различим от нова чернова — и задачата Подай се връща право във вашите Входящи задачи: коригирайте дните и подайте отново; това е същият поток, не нов.
- Одобрен = заключен. Щом отчетът ви е Одобрен, той е вход за заплати/фактуриране — системата отказва да го редактира или изтрие. Ако нещо е грешно след одобрението, говорете с мениджъра си.
- Не пристигна отчет? Или проектът не е Активен, или не сте били в екипа му, когато месецът е генериран — попитайте ръководителя на проекта.
- Отчитане вместо отсъстващ колега. Пространството Personal е строго за собствените ви записи, затова има два начина: мениджър отчита дните в обикновените (бек-офис) страници, или потребител с нужното право работи от името на този човек (вижте Как работят приложенията) и отчита от пространството Personal на негово име — записът се води като негов, а одитният дневник пази истинския потребител.