Отчети за време

Отчитайте часовете по проекти ден по ден в календар, гледайте как те се сумират в общи стойности по служител и по отчет, остойностени по часовата ставка на всеки, прекарвайте отчета през процес подаване → одобрение и превръщайте одобрения резултат във фактура-чернова.

Къде ще го намерите: групата Проекти в страничното меню (номенклатурата на статусите е на страницата Настройки). Включен в Строителство и Професионални услугиСтроителство и Професионални услуги; показва се от лещата Отчети за време.

Обиколката в картини

Какво можете да правите

Отчети за време по проект

Отчетът е документ: един проект, един период и по един ред за всеки служител, работил по него.

• Заглавна част — избирате проекта (задължително) и периода. Клиентът се попълва сам от клиента на избрания проект, а фирмата по подразбиране е вашата базова фирма.
• Номер — никога не го въвеждате вие. Всеки отчет на служител показва заместващ номер; истинският му пореден TS-номер се поставя автоматично при одобрение, от общата номерационна серия „Отчет за време по проект“, и става заглавие на документа. Самият проект-месец не носи номер — заглавието му е периодът плюс името на проекта.
• Статус — заглавната лента показва етикета на отчета: Чернова → Подадена → Одобрена, плюс Отхвърлена, когато ръководителят го върне. Реферираният проект-месец носи собствен статус (Отворена → Фактурирана): той се превключва на Фактурирана автоматично в момента, в който бъде генерирана фактурата му (вижте Генериране на фактура по-долу).
• Общо часове и фактурируема сума са суми само за четене — сборовете от редовете на служителите по-долу, които на свой ред са сборове от дневните разпределения. Редактирайте един ден и двете нива се преизчисляват сами.
• Следващ период без преписване — не е нужно ръчно пренасяне: месечният график създава отчетите за следващия месец предварително попълнени (вижте Автоматични месечни отчети по-долу).
• Генериране на фактура — от отчет създайте фактура за продажба чернова за неговия клиент и фирма, с днешна дата, със собствено номериране и процес на одобрение. Изборът на месечния отчет показва бутон Генерирай фактура върху записа; тъй като създава данни, той иска потвърждение преди изпълнение. Фактурата идва с вече попълнени редове: по един ред за всеки служител от отчета, именуван на служителя и остойностен по неговата фактурируема сума (количество 1), със стандартно ДДС — така че клиентът вижда чий труд е всеки ред, а общата сума на фактурата съвпада с фактурирания труд. Все още можете да редактирате или добавяте редове върху фактурата, преди да я издадете. Щом фактурата съществува, статусът на отчета се превключва на Фактурирана — вече фактурираният период се вижда от пръв поглед и няма да бъде фактуриран два пъти по погрешка.

Отчети на служители (редовете)

По един ред за всеки служител в отчета. Общите часове и фактурируемата сума на всеки ред са само за четене — те са сборовете от дневните разпределения на този служител (по-долу).

Дневни разпределения — календарът за отчитане

Реалните часове живеят в календар, вграден направо в реда на служителя (месечен изглед): отворете отчет на служител и панелът с дните му е календарът — както на страницата на отчета, така и във формата за редакция на реда. Всеки отчетен ден се показва като запис, озаглавен с часовете си и оцветен според флага „фактурируем“. Няма отделна страница с дневни разпределения, която да търсите; календарът винаги показва точно дните на този ред.

• Кликнете върху празна дата, за да я отчетете — денят и редът на служителя идват попълнени; въведете часовете (по желание и задача от проекта). Кликнете върху съществуващ запис, за да редактирате този ден.
• Часовата ставка се определя сама, на сървъра — от назначението на служителя по проекта, като моментна снимка: вече отчетените дни запазват ставката, с която са били отчетени. Никой вече не избира назначение, а служителят изобщо не вижда ставката или сумата — тарифната информация живее само на административните страници.
• Сумата (= часове × ставка) се изчислява сама и се сумира през реда на служителя до общите стойности на отчета — видима за ръководителите, не за служителя.
• Флагът Фактурируем е включен по подразбиране — махнете отметката за нефактурируемо време (тя оцветява и записа в календара).

Процесът на одобрение (кой какво прави)

Всеки нов отчет стартира процеса на одобрение; задачите се появяват във Входящи задачи (Inbox) на изпълнителите:

1. Подаване — служителят преглежда номер, проект, период и общи часове и подава; статусът се премества на Подадена.
2. Одобрение — ръководителят вижда общите стойности, включително фактурируемата сума, и одобрява или отхвърля. Одобрението задава Одобрена и поставя истинския TS-номер; отказът маркира отчета като Отхвърлена и връща задачата Подаване във Входящи задачи на служителя — коригирайте дните и подайте отново в същия процес.
3. Заключен след одобрение — Одобрен отчет (и Фактуриран проект-месец) отказва редакции и изтривания; корекциите стават преди одобрението или след като ръководителят първо го отхвърли.

Моите отчети за време — личната страница на служителя

Всеки служител получава лична страница Моите отчети за време (и в личния раздел Personal на /services/web/personal/): само вашите редове, с име като „2026 юли — Acme Website Redesign — Иван Петров“, с вградения календар на дните и без тарифна информация — ставката, дневните суми и сумираната фактурируема сума са скрити (те изобщо не напускат сървъра за тази страница). Не можете да виждате или пипате чуждо време — а корекции за отсъстващ колега остават възможни за ръководителите на обичайните страници.

Автоматични месечни отчети — предварително попълнени и готови за потвърждение

Обикновено не създавате нищо сами: на 1-во число на всеки месец модулът Проекти генерира целия месец за всеки активен проект — отчета, по един ред за всеки назначен служител и по едно 8-часово разпределение за всеки работен ден. Задача Подаване пристига във Входящи задачи на всеки служител в момента, в който отчетът му съществува: коригирайте часовете (0 също е валидно), задайте задачи по проекта, махнете дни — след което подайте; одобрението от ръководителя тече както обикновено (Чернова → Подадена → Одобрена). Непроменен месец е буквално едно кликване.

Печат

Отчетите на служителите се отпечатват в стандартно брандирано оформление. Отворете документа и използвайте Печат, за да го прегледате или запишете като PDF; шаблонът се намира в раздел Документи и може да се персонализира за всяка фирма. Вижте как работи печатът за общата механика (в момента оформлението е на английски).

Справки и табло

• Часове по проект — общо отчетени часове по проект, като стълбовидна диаграма.
• Часове по служител — общо отчетени часове по служител, като стълбовидна диаграма.
• Фактурируеми срещу нефактурируеми — фактурируеми срещу нефактурируеми часове, като кръгова диаграма.
• Отчети по статус — потокът на одобрение: брой по статус; също и брояч на таблото („Отчети за време“).

Настройки

• Статуси на отчети — състоянията на проект-месеца (Отворена, Фактурирана предварително заредени; Фактурирана се задава автоматично при генериране на фактурата).
• Статуси на служебни отчети — състоянията на одобрение на документа (Чернова, Подадена, Одобрена, Отхвърлена предварително заредени).

Предварително заредени данни

Статусите са предварително заредени (по-горе); новата фирма започва без отчети. Незадължителният пакет с демонстрационни данни добавя два примерни отчета с три реда на служители и тринадесет отчетени дни (с вече сумирани стойности) за пробни инсталации.

Работи заедно с

• Проекти — ангажиментът, неговите задачи и екипните назначения, чиито часови ставки остойностяват всеки отчетен ден; месечният график, който създава черновите на отчетите.
• Служители — кой отчита часовете; ръководителят на служителя одобрява.
• Клиенти / Фирми — клиентът на отчета идва от проекта; и двете се пренасят върху генерираната фактура.
• Фактури за продажба — Генериране на фактура превръща одобрен отчет във фактура-чернова.
• Номериране на документи (вградено в платформата) — серията TS-номера „Отчет за време по проект“.