Планирайте проект така, че отчетите за време да се движат сами

Персони: Ръководител проекти (създава проекта, задачите и екипа) · Приложения: Проекти · Модули: Проекти, Отчети за време Настройте фактурируем ангажимент веднъж — проект, задачи, екип и часовата ставка на всеки човек — превключете го в Активен, и оттам нататък отчетът за време на всеки месец се създава вместо вас, предварително попълнен и готов екипът да го потвърди.

Преди да започнете: Клиентът трябва да съществува, а всеки член на екипа — да съществува като Служител. Фирмата по подразбиране е базовата ви фирма.

1. Създайте проекта — Ръководител проекти

1. В групата Проекти на страничното меню отворете Проекти и натиснете Нов проект горе вдясно.
2. Въведете уникален код и име, изберете Клиента (задължителен) и по избор датите на начало и край. Фирма по подразбиране е базовата ви фирма; Фактурируем по подразбиране е включен; Статус по подразбиране е Планиран.
3. Запазете. Проектът се появява в списъка като Планиран.

2. Добавете задачите — Ръководител проекти

1. Отворете проекта — страницата му има два вложени списъка: задачи и екип.
2. В списъка със задачи натиснете Добави и въведете името на всяка задача и по избор планирани часове. Оценките захранват стълбовидната диаграма План по проект.

3. Съставете екипа, със ставки — Ръководител проекти

1. В списъка на екипа (назначенията) натиснете Добави, изберете Служителя, по избор отбележете ролята му и въведете неговата часова ставка (задължителна).
2. Ставката е на служител за проект — различните хора се таксуват различно по един и същ ангажимент. Тя е видима само за мениджърите: служителите никога не я виждат; тя тихо остойностява всеки ден, който отчетат (часове × ставка).

4. Пуснете го — Ръководител проекти

1. Задайте падащото поле Статус на проекта на Активен и запазете. Няма поток за одобрение — Активен е точно това, което включва месечното генериране на отчети за време за този проект.

5. Месецът пристига сам — системата

1. В 02:00 на 1-во число на всеки месец, за всеки проект със статус Активен, системата създава Отчета за време по проект за този месец в модула Отчети за време: проектът и клиентът са предварително попълнени, периодът = новият месец, статус Отворен.
2. Под него — по един ред отчет на служител за всяко назначение в екипа (статус Чернова), а под всеки ред — по едно 8-часово фактурируемо разпределение за всеки работен ден от месеца.
3. В момента, в който всеки ред съществува, собственикът му получава задача Подай в собствения си Inbox — месецът без промени е един клик за него (вижте Попълване на отчета за време).

Какво се случи зад кулисите

• Статусите на проектите идват предварително заредени: Планиран (по подразбиране) → Активен → Затворен — обикновено падащо поле, което задавате сами.
• Месечното генериране запазва всичко по нормалния начин, така че моментната снимка на ставката на всеки ден, сумата му (часове × ставка) и обобщенията на часове/суми към реда и проекто-месеца се изчисляват веднага.
• Всеки нов ред на служител започва собствения си поток подаване → одобрение; TS номерът от серията „Project Timesheet“ се подпечатва едва след като мениджърът го одобри.

Вариации и откази

• Проект, който не е Активен (Планиран или Затворен): за него не се генерира отчет. Затварянето на проект е начинът да спрете месечните отчети за време.
• Още няма назначен екип: Отчетът за време по проекта за месеца се създава без редове на служители — съставете екипа преди 1-во число, за да получите предварително попълнения месец.
• Дублиран код: кодът на проекта е уникален — втори проект със същия код отказва.

Вижте също

• Модул Проекти · Модул Отчети за време · Попълване на отчета за време · Одобряване и фактуриране на отчет за време по проект