Одобряване и фактуриране на отчет за време по проект
Персони: Мениджър (одобрява отчета на всеки служител), Ръководител проекти / бек офис (генерира фактурата от месечния отчет по проекта) · Приложения: Проекти · Модули: Отчети за време Превърнете месец подадени отчети за време в пари: одобрете реда на всеки служител, вижте как часовете и фактурируемата стойност се сумират към месечния отчет по проекта, а после генерирайте от него чернова на фактура за продажба с един клик.
Преди да започнете: служителите са подали отчетите си за време (статус Подаден — вижте Попълване на отчета за време). Задачите за одобрение отиват при всеки от групата Manager.
1. Одобрете отчета на всеки служител — Мениджър (Inbox)
- Отворете Inbox. За всеки подаден ред чака задача Одобряване на отчет за време — всеки от групата Manager може да я поеме и изпълни (задачата се показва и директно върху отчета).
- Формата на задачата показва номера (все още временен), месеца по проекта, служителя, общите часове, фактурируемата сума — парите, които служителят никога не вижда — и статуса.
- Натиснете Одобри: редът става Одобрен и истинският пореден TS-номер от споделената серия „Project Timesheet“ се подпечатва като негово заглавие. От този момент отчетът е заключен — той е вход за ТРЗ/фактуриране и опитите за редакция или изтриване се отказват. Или натиснете Отхвърли: редът става Отхвърлен и задачата Подай на служителя се отваря отново в неговия Inbox — той коригира дните и подава наново в същия поток.
2. Месечният отчет по проекта се сумира сам — системата
- Всеки записан ден вече се е сумирал към реда на своя служител, а всеки ред се сумира към отчета за време по проекта (месеца по проекта): неговите общи часове и фактурируема сума (само за четене) са сборовете за целия екип. След последното одобрение стойността за фактуриране стои върху месечния отчет.
3. Генерирайте фактурата — Ръководител проекти / бек офис
- В групата Проекти на страничното меню отворете Отчети за време по проект и изберете месеца — напр. „2026 July - Acme Website Redesign“, статус Отворен, с клиент, вече попълнен от проекта. Изборът на реда отваря панела на записа.
- Натиснете Генерирай фактура над детайлите. Тъй като действието създава данни, се появява кратко потвърждение — „Да се изпълни ли Генерирай фактура за избрания запис? Това създава или променя данни.“ Натиснете Изпълни (или Отказ, за да се откажете). Създава се чернова на фактура за продажба за клиента и фирмата от отчета, с днешна дата, със собствена номерация и собствен поток на одобрение.
- Фактурата пристига с вече попълнени редове — по един ред за всеки служител в отчета, именуван на служителя (напр. Ivan Petrov, Maria Georgieva) и остойностен с неговата фактурируема сума (количество 1), така че клиентът вижда чий труд е всеки ред, а общата стойност на фактурата отговаря на фактурирания труд. Прилага се стандартно ДДС на ред. Ако е нужно, редактирайте или добавете редове преди издаването.
- В момента, в който фактурата съществува, месечният отчет минава в Фактуриран — вече фактурираният период се вижда от пръв поглед и няма да бъде фактуриран повторно по невнимание. Фактуриран месечен отчет е история на фактурирането: той също е заключен срещу редакции и изтривания.
Какво се случи зад кулисите
- TS-номерът принадлежи на отчета на всеки служител и се подпечатва само при одобрение, от серията „Project Timesheet“ в номерацията на документи; самият месечен отчет по проекта няма номер — заглавието му е период + проект.
- Пътища на статусите: отчет на служител Чернова → Подаден → Одобрен, или Отхвърлен и обратно през подаване; месечен отчет Отворен → Фактуриран (задава се автоматично при генериране на фактурата).
- Заключване: Одобрен отчет на служител и Фактуриран месечен отчет отказват потребителски редакции и изтривания; собствените преизчисления на системата и записите от работния поток продължават да минават.
- Генерираната фактура живее във Фактури за продажба и следва собствения поток на този модул (издаване, изпращане, плащане) от Чернова нататък.
Вариации и откази
- Отхвърли маркира реда на служителя като Отхвърлен — номер не се подпечатва; часовете остават записани, сборовете остават сумирани, а задачата Подай на служителя се отваря отново, така че корекцията остава в същия поток.
- Следващият месец не изисква ръчно пренасяне: месечният график създава новия Отворен месечен отчет с предварително попълнени редове за всеки проект, който е още Активен (вижте Планиране на проект).