Проследяване на просрочени фактури
Персони: Фактурист / Счетоводител (работи със списъка на просрочията, отбелязва напомнянията) · Приложения: Фактуриране · Модули: Фактури за продажба Фактурирани, но несъбрани пари трябва да се преследват. Пакетът ви дава работния списък с просрочени фактури, седмичен автоматичен имейл с напомняне и история на напомнянията по фактура със стълбица на ескалация — така кой е подсещан, кога и колко настойчиво винаги е документирано.
Преди да започнете: фактурите са издадени и с изтекъл падеж (падежът се попълва от условията за плащане на клиента); клиентите имат въведен имейл за фактуриране, ако седмичното напомняне трябва да ги достигне.
1. Вижте какво е просрочено — Фактурист
- Отворете Справки и изберете Просрочени фактури — всяка неплатена фактура с изтекъл падеж (анулираните са изключени). Броячът Просрочени фактури на таблото показва същото число от пръв поглед.
- Открити позиции по клиент е по-широкият изглед: всяка фактура, която още носи салдо, групирана по клиент — вашият работен списък за разговор по събиране на вземания.
2. Системата вече ги е подсетила — автоматично
- Всеки понеделник в 08:00 системата изпраща на всеки клиент с просрочена отворена фактура учтиво напомняне за плащане (по един имейл на просрочена фактура, до имейла на клиента върху фактурата — снимка от клиента в момента на създаването ѝ). Чернови, отменени и анулирани фактури никога не предизвикват имейл.
- Изпращането изисква конфигуриран изходящ имейл (SMTP) на инсталацията; без него графикът се изпълнява и записва в журнала, но нищо не се доставя.
3. Отбележете подсещането — Фактурист
- Върху просрочената фактура натиснете Отбележи напомняне — записва се ред за напомняне с днешна дата на ниво Първо напомняне. Историята на напомнянията се показва като секция с детайли върху фактурата.
- Ескалирайте съзнателно: редактирайте реда (или добавете нов ръчно) и задайте Нивото — Първо напомняне (3 дни след падежа), Второ напомняне (14), Последна покана (30). Стълбицата е данни — нагласете нивата и праговете в Настройки → Нива на напомняне според практиката си.
- Справката Напомняния за плащане е регистърът на напомнянията: дата, фактура и ниво на всяко подсещане — за неудобния разговор „напомнихме ви три пъти“.
Какво се случи зад кулисите
- Седмичният имейл е планирано известие върху филтъра за просрочие (изтекъл падеж + отворено салдо + в обращение); той никога не променя фактурата.
- Редовете за напомняне са просто история — отбелязването на напомняне не докосва статуса или салдото на фактурата.
- Когато плащането пристигне, поема нормалното погасяване (Частично платена / Платена) и фактурата сама отпада от списъка с просрочени.
Вариации и откази
- Все още неплатена след последната покана? Законните следващи стъпки са извън напомнянията: кредитно известие, ако вземането е грешно, или анулиране, докато нищо не е платено.
- Автоматични имейли по ниво (различно писмо на всяка ескалация) са планирани — те изискват платформената връзка за изходящи имейли; стълбицата и историята, които поддържате днес, се пренасят без промяна.