Поръчки за покупка

Поръчвайте стоки от доставчиците си: остойностен документ с редове и стъпка на одобрение, насочен към обект за доставка, проследен от чернова до получаване и фактуриране.

Къде ще го намерите: групата Покупки в страничното меню (номенклатурата на статусите е на страницата Настройки). Включен в Строителство, Логистика, Търговия на дребно и Търговия на едроСтроителство, Логистика, Търговия на дребно и Търговия на едро; показва се от лещите Покупки и Магазин.

Обиколката в картини

Какво можете да правите

Поръчки за покупка

Поръчката за покупка е документ: заглавна част, таблица с редове и сумиращ ред.

• Заглавна част — избирате доставчика (задължително) и датата на поръчката, по желание падеж, обекта, в който трябва да бъде доставена стоката, и свободни условия (условия за доставка и плащане). Поръчващата фирма (базовата ви фирма), валутата и начинът на плащане (Банков превод) започват предварително попълнени — всички редактируеми.
• Номер — никога не го въвеждате вие. Поредният PO-номер от споделената серия „Purchase Order“ се поставя автоматично в момента на създаване на поръчката; той е заглавието на документа („PURCHASE ORDER PO-…“).
• Статус бадж — заглавната лента показва статуса като цветен бадж: Чернова → Потвърдена, с Отменена за отхвърлените поръчки. Получена и Фактурирана са заредени за планираните последващи потоци — днес нищо не ги поставя и получената поръчка продължава да показва Потвърдена.
• Сумиращ ред — Нето, ДДС, Отстъпка, Общо са суми само за четене върху редовете.

Редове на поръчката

Добавяйте редове в таблицата; всеки ред върши по-голямата част от аритметиката вместо вас:

1. Изберете продукт — цената, мерната единица и данъчната ставка на реда се копират от подразбиранията на продукта в момента на избора. Цената е само начална подсказка — редактирайте я до реалната покупна цена. Всички остават редактируеми по ред.
2. Въведете количеството (и отстъпка, ако има). ДДС ставката се копира от избраната данъчна ставка (по подразбиране 20%).
3. Нето (= количество × цена), ДДС (от ДДС ставката) и Общо (= нето + ДДС − отстъпка) се изчисляват сами.

Редове без продукт също работят — въведете свободно име и цена.

Процесът на одобрение (кой какво прави)

Всяка нова поръчка за покупка стартира малък работен процес; задачата се появява във Входящи задачи на изпълнителя и директно върху самата поръчка:

1. Одобряване — одобряващият вижда номера, датите, доставчика, обекта и общата сума и одобрява или отхвърля. Отхвърлянето отменя поръчката (Отменена); одобрението я потвърждава (Потвърдена).

По-късните статуси проследяват последващите документи: след като поръчката е потвърдена, получаването на стоката (складов приход) и регистрирането на фактурата на доставчика (фактура за покупка) са отделни документи в приложението Магазин; те се позовават на поръчката, но оставят статуса ѝ Потвърдена — автоматичното му превключване към Получена / Фактурирана е планирано, не е изградено.

Печат

Поръчките за покупка се отпечатват в брандиран стандартен изглед. Отворете документа и използвайте Печат, за да го прегледате или запазите като PDF; шаблонът се намира в Документи и може да се персонализира за всяка фирма. Вижте как работи печатът за общата механика (изгледът засега е на английски).

Справки и табло

• Поръчки по доставчик — брой и стойност на поръчките за покупка по доставчик.
• Поръчки за покупка по статус — потокът на покупките: колко поръчки, на каква стойност, в кой статус.
• Отворени поръчки за покупка — поръчки, които още не са получени, фактурирани или отменени, с дати, доставчик, обект и обща сума; също брояч на таблото.
• Месечни поръчки за покупка — стойност на поръчаното по месеци като стълбовидна диаграма; захранва KPI показателя „Поръчки за покупка (този месец)“ на таблото.

Настройки

• Статуси на поръчки за покупка — номенклатурата на статусите (Чернова, Потвърдена, Получена, Фактурирана, Отменена предварително заредени; промяната на имената променя баджовете навсякъде).

Предварително заредени данни

Статусите са предварително заредени (по-горе); новата фирма започва без поръчки за покупка. Незадължителният демо-пакет добавя 6 демо поръчки (12 реда по доставни цени) за проби.

Работи заедно с

• Доставчици — контрагентът на поръчката; Обекти — целта на доставката за бъдещия складов приход.
• Продукти / Мерни единици / Данъчни ставки — подразбиранията на редовете идват от продуктовия каталог.
• Фирми — поръчващата фирма; Начини на плащане и Валути — търговските условия.
• Номериране на документи (вградено в платформата) — серията номера „Purchase Order“.
• Склад и Фактури за покупка — последващият складов приход и фактурата на доставчика, които преместват потвърдената поръчка към Получена и Фактурирана.