Настройка на периодично фактуриране
Персони: Фактурист (създава шаблона), Одобряващ / Издаващ / Изпращащ (прекарват всяка генерирана фактура през нормалния поток) · Приложения: Фактуриране · Модули: Фактури за продажба Фактурирайте на същия клиент същите редове всеки период — хостинг, абонаменти за поддръжка, абонаментни услуги — без да преписвате фактурата. Описвате абонамента веднъж като шаблон за фактура; на 1-во число на всеки период системата създава черновите на фактурите вместо вас, а вашият Inbox става работният списък „фактури за издаване днес“.
Преди да започнете: клиентът, продуктите, цените и данъчните ставки съществуват като основни данни.
1. Създайте шаблона — Фактурист
- В групата Продажби на страничното меню отворете Шаблони за фактури и натиснете Нов шаблон за фактура.
- Дайте му човешко име — това е етикетът на абонамента („Acme — месечен хостинг“). Изберете Клиента (задължителен); Фирма, Валута и Начин на плащане идват предварително попълнени, както на фактура.
- Изберете Периодичността — Месечна (по подразбиране), Тримесечна или Годишна.
- Оставете Активен включен. Неактивен шаблон е абонамент на пауза — пази се, но не генерира нищо.
- Запазете, после добавете редовете точно както на фактура: изберете Продукт (цена, мерна единица и данъчна ставка се копират сами), задайте количеството. Долният ред само за четене показва какво ще бъде общото на всяка генерирана фактура. Шаблонът няма номер, няма статус и няма поток — той не е документ, а рецептата за такъв.
Пряк път — Запази като шаблон: отворете която и да е съществуваща фактура за продажба и натиснете Запази като шаблон: заглавната част и всички редове се копират в нов шаблон (кръстен на номера на фактурата — преименувайте го), готов да получи периодичност.
2. Фактурите пристигат — системата
- В 04:00 на 1-во число на всеки месец (на януари/април/юли/октомври за тримесечните; на януари за годишните) графикът взема всеки активен шаблон с тази периодичност и създава по една фактура за продажба в статус Чернова на шаблон — с дата същия ден, редовете копирани, аритметиката на редовете преизчислена, падежът от условията за плащане на клиента, номерът-заместител както при всяка нова фактура.
- Всяка генерирана чернова започва нормалния поток на одобрение — задачите Одобряване чакат в Inbox още същата сутрин.
3. Издайте както обикновено — Одобряващ / Издаващ / Изпращащ
- Оттук нататък нищо не е по-различно: одобрете, издайте (подпечатва се истинският номер на фактурата), изпратете — вижте Издаване на фактура за продажба. Отхвърлете генерирана чернова, която не искате този период; шаблонът остава недокоснат и ще генерира отново следващия период.
Какво се случи зад кулисите
- Три графика (месечен / тримесечен / годишен) филтрират активните шаблони по тяхната периодичност и създават черновите по абсолютно същия ред като ръчните — така номерата-заместители, статусът Чернова, условията за падеж, изчисленията по редовете и процесът на одобрение се задействат точно както при ръчно направена фактура.
- Генерираната фактура е пълен, независим документ; редакцията ѝ никога не докосва шаблона.
Вариации и откази
- Пауза на абонамент: махнете отметката Активен на шаблона. Възобновете, като я върнете — генерирането го подхваща на следващата граница на период.
- Промяна на цена: редактирайте редовете на шаблона; промяната важи от следващата генерирана фактура. Вече генерираните чернови пазят копираните си цени (редактирайте ги поотделно при нужда).
- Еднократно копие без шаблон: всяка фактура за продажба може да бъде дублирана (заглавна част + редове в нова Чернова) — бързият път, когато „същото като миналия път“ е случайно, а не периодично.