Снабдяване чрез запитване за оферта
Персони: Снабдител (провежда снабдяването; от Моите запитвания или групата Покупки) · Приложения: CRM · Модули: Запитвания за оферти (RFQ) Трябва да купите нещо и искате най-добрата сделка: записвате какво искате (продукти и количества — без цени), изпращате запитването на няколко доставчици, въвеждате всеки отговор при пристигането му, сравнявате ги едно до друго и превръщате победителя в поръчка за покупка.
Преди да започнете: доставчиците и продуктите трябва да съществуват; за Моите запитвания — запис Служител, чието потребителско име съвпада с потребителското ви име за вход. Серията номера Request for Quotation (RFQ) идва с пакета.
1. Напишете запитването — Снабдител
- Отворете Запитвания за оферти (групата Покупки) или Моите запитвания (портал My — само вашите запитвания, отговорникът се задава автоматично). Натиснете Ново запитване за оферта.
- Попълнете Датата, дата Падеж, до която доставчиците да отговорят, по избор Обекта, в който стоката би била доставена, и Бележка. Запазете — запитването получава номер
RFQ…веднага и стои в статус Чернова. - Добавете желаните редове: Продуктът (или свободен текст за име), Количеството (мерната единица се стеснява до тази на продукта) и по избор Целева цена — колкото се надявате да платите за единица, вашата лична котва за преговорите. Никъде в запитването няма цени на доставчици.
2. Изпратете го — Снабдител
- Изпратете запитването на избраните доставчици (имейл, печат — извън системата), после натиснете Отбележи изпращане (достъпно само в Чернова). Статус: Изпратено.
3. Въведете отговорите — Снабдител
Отговорът на всеки доставчик става отделна оферта от доставчик — самостоятелен документ с цени, който препраща към запитването и се въвежда от офертата на доставчика.
- Отворете Оферти от доставчици (групата Покупки), натиснете Нова оферта от доставчик.
- Изберете Запитването, на което отговаря (падащият списък показва номерата на запитванията), и Доставчика; въведете Датата на офертата, Валидна до, собствената Референция на доставчика и Валутата. Офертата започва в Получена и се обозначава
RFQ… - Supplier name(номер на запитването + име на доставчика) във всеки списък. - Добавете редовете: продукт, количество и предложената цена на доставчика — въведена от неговия документ, нарочно никога по подразбиране от вашия каталог. Нето / ДДС / Общо на реда се изчисляват; долният ред със сборовете поддържа сумите в заглавната част.
- Повторете за всеки отговорил доставчик — по един документ-оферта на доставчик.
4. Сравнете и решете — Снабдител
- Отворете справката Сравнение на оферти: всяка оферта със своето запитване, доставчик, валидност, общо и статус една до друга. Прегледайте блока на запитването и сравнете сборовете с целевите си цени.
- На печелившата оферта натиснете Избери (от Получена) → Избрана. На останалите натиснете Отклони → Отклонена. Размислихте? Отклони работи и върху Избрана оферта — така се отменя избор.
- На победителя натиснете Генерирай поръчка за покупка: доставчикът, валутата и фирмата плюс всеки ред (продукт, име, количество, цена, мерна единица, данък) се клонират в нова поръчка за покупка — със собствен номер
PO…, започваща като Чернова в собствения си поток на одобрение — а офертата преминава в Поръчана. Поръчана никога не се задава на ръка. - Забележка: Обектът на запитването не се пренася върху поръчката за покупка — задайте обекта на доставка на поръчката сами.
- Затворете снабдяването: на запитването натиснете Затвори (от Изпратено) → Затворено. Снабдяване, което изоставяте, вместо това получава Отмени (от Чернова или Изпратено) → Отменено.
Какво се случи зад кулисите
- Серия номера Request for Quotation (
RFQ); поръчката тегли от серията на поръчките за покупка. - Път на запитването: Чернова → Изпратено → Затворено (или Отменено). Път на офертата: Получена → Избрана (или Отклонена), после Поръчана само чрез конвертирането.
- Показателят на таблото Отворени запитвания спада, когато запитването бъде затворено или отменено; Оферти по доставчик и Месечни запитвания следят обема на снабдяването.
Вариации и откази
- Бутоните от жизнения цикъл отказват извън статусите си: няма Затвори върху Чернова (първо я изпратете), няма Избери върху Отклонена оферта — отклоняването е окончателно; въведете офертата наново, ако доставчикът се върне в играта.
- Нищо не налага един-единствен победител: Избери и конвертирането са на ниво оферта — разделена поръчка са просто две избрани оферти, всяка генерираща собствена поръчка за покупка.
- Конвертирането работи от всеки статус, в който бутонът се показва — използвайте първо Избери, за да е документирано решението.
Вижте също
- Запитвания за оферти (RFQ) — справочникът на модула
- Изготвяне и изпращане на оферта — огледалото откъм продажбите