Изготвяне и изпращане на оферта

Персони: Търговец (съставя и изпраща офертата; Моите оферти или групата CRM), Член на групата Sales (проследява отворената оферта от Inbox) · Приложения: CRM · Модули: Оферти Поставяте пред клиента остойностена оферта: редове от каталога ви, срок на валидност, условия. Проследявате отговора — приета, отказана или тихо изтекла — а когато клиентът каже „да“, един клик превръща офертата в поръчка за продажба.

Преди да започнете: клиентът и продуктите трябва да съществуват; за Моите оферти — запис Служител, чието потребителско име съвпада с потребителското ви име за вход. Оферти, създадени от възможност (вижте Развиване на възможност през търговския поток), пристигат тук предварително попълнени с клиента, валутата, отговорника и обратната връзка към възможността.

1. Съставете офертата — Търговец

1. Отворете Оферти (групата CRM) или Моите оферти (порталът My) и натиснете Нова оферта — или отворете черновата, която действието Създай оферта на възможността е направило за вас.
2. Попълнете Датата, Клиента (задължителен), дата Валидна до (колко дълго важи офертата — тя движи автоматичното изтичане), Валутата, Начина на плащане (Банков превод по подразбиране) и свободен текст Условия. Полето Възможност обвързва офертата с търговския поток, когато зад нея стои сделка.
3. Запазете. Офертата се номерира QT… веднага и стои в Чернова.
4. Добавете редовете: изберете Продукт — неговите цена, мерна единица и данъчна ставка се попълват от каталога (всички редактируеми) — после количеството и по избор отстъпка. Нето / ДДС / Общо на всеки ред се изчисляват при запазването му; обобщението на документа поддържа сумите.
5. Печат генерира документа на офертата за изпращане на клиента.

2. Изпратете я — Търговец

1. Натиснете Отбележи изпращане (достъпно само в Чернова). Статус: Изпратена. Часовникът на Валидна до вече има значение — изпратена оферта, която го надживее, изтича сама.

3. Проследете — Член на групата Sales (Inbox)

1. От момента на създаването на офертата в Inbox на всеки от групата Sales стои задача Проследяване на оферта. Формата ѝ е моментна снимка само за четене: номер, дата, валидна до, обща стойност, клиент, статус — с едно-единствено действие Изпълнено.
2. Изпълнете я с Изпълнено, когато сами сте затворили офертата. Обикновено не ви се налага: в момента, в който сделката се разреши — Приеми, Откажи или Генерирай поръчка за продажба — проследяването се отменя автоматично и напуска Inbox, обезвреждайки с това и таймера за изтичане.

4. Запишете отговора — Търговец

1. Клиентът казва „да“: Приеми (от Изпратена) → Приета.
2. Клиентът казва „не“: Откажи (от Изпратена) → Отхвърлена.
3. Няма отговор навреме: когато Валидна до мине, все още отворената оферта става Изтекла сама. Отбележи изтичане (от Изпратена) остава като ръчна намеса.
4. За да превърнете офертата в поръчка, натиснете Генерирай поръчка за продажба: заглавната част (клиент, валута, фирма, начин на плащане, условия) и всеки ред (продукт, име, количество, цена, отстъпка, мерна единица, данък) се клонират в нова поръчка за продажба — със собствен SO… номер, започваща като Чернова в собствения си поток на потвърждение — а офертата става Поръчана. Поръчана никога не се задава на ръка.
5. Ревизирана оферта? Дублирай копира офертата — нов QT… номер, обратно в Чернова.

Какво се случи зад кулисите

• Серия номера Quotation (QT); генерираната поръчка тегли от серията на поръчките за продажба.
• Път на статусите: Чернова → Изпратена → Приета / Отхвърлена / Изтекла, плюс Поръчана само чрез конвертирането. Ако офертата е дошла от възможност, генерирането ѝ вече е превключило сделката в Предложение.
• Потокът на проследяването се зарежда за всяка оферта: таймерът му за изтичане препрочита Валидна до — редакцията на датата мести крайния срок; оферта без дата никога не изтича автоматично. Разрешаването на сделката (Приета, Отхвърлена или Поръчана) прекратява целия поток, така че оферта с отговор никога не може да изтече след това.

Вариации и откази

• Бутоните от жизнения цикъл отказват извън статусите си: няма Приеми/Откажи/Отбележи изтичане върху Чернова, нито Отбележи изпращане два пъти.
• Генерирай поръчка за продажба не пренася Отговорника върху поръчката — задайте отговорност там, ако процесът ви го изисква.
• Приемането преди конвертиране не се налага принудително — Генерирай поръчка за продажба е стъпката, която задава Поръчана при всички случаи; използвайте Приеми, когато искате отговорът да е документиран преди поръчването.

Вижте също

• Оферти — справочникът на модула
• Развиване на възможност през търговския поток — откъде идва офертата