Фактури за покупка

Регистрирайте фактурите, които доставчиците ви изпращат (задължения към доставчици), прекарвайте всяка през процес одобрение → плащане и следете какво още не е платено.

Къде ще го намерите: групата Покупки в страничното меню (номенклатурата на статусите е на страницата Настройки). Включен в Строителство, Логистика, Търговия на дребно и Търговия на едроСтроителство, Логистика, Търговия на дребно и Търговия на едро; показва се от изгледа Покупки.

Обиколка в картинки

Какво можете да правите

Фактури за покупка

Фактурата за покупка е документ: заглавна част, таблица с редове и сумиращ ред.

• Заглавна част — въвеждате номера на фактурата на доставчика (задължително — той е заглавието на документа, „PURCHASE INVOICE INV-2026-0451“) и датата на фактурата, по желание падеж, и избирате доставчика (задължително). Получаващата фирма (базовата ви фирма), валутата и начинът на плащане (Банков превод) започват предварително попълнени — всички редактируеми.
• Регистрационен номер — вашият собствен вътрешен номер. Никога не го пишете: новата фактура показва заместител, а истинският пореден номер от споделената серия „Purchase Invoice“ се поставя автоматично в момента, в който фактурата бъде одобрена (вижте процеса по-долу).
• Статус бадж — заглавната лента показва статуса като цветен бадж: Чернова → Одобрена → Платена, с Отменена за отхвърлените фактури.
• Сумиращ ред — Нето, ДДС, Отстъпка, Общо са суми само за четене върху редовете.

Редове на фактурата

Редовете са свободен текст — преписвате ги от документа на доставчика, няма избор на продукт:

1. Въведете името на реда, количеството и цената (и отстъпка, ако има); изберете мерна единица, ако желаете.
2. Изберете данъчна ставка — ДДС ставката на реда се копира от нея (по подразбиране 20%); остава редактируема.
3. Нето (= количество × цена), ДДС (от ДДС ставката) и Общо (= нето + ДДС − отстъпка) се изчисляват сами.

Процесът на одобрение (кой какво прави)

Всяка нова фактура за покупка стартира малък работен процес; задачите се появяват във входящите задачи на изпълнителите и директно върху самата фактура:

1. Одобряване — одобряващият вижда номера от доставчика, регистрационния номер, датите, доставчика и общата сума и одобрява или отхвърля. Отхвърлянето отменя фактурата (Отменена); одобрението я премества в Одобрена и поставя поредния регистрационен номер.
2. Плащане — плащащият вижда номерата, доставчика, сумата и начина на плащане и потвърждава плащането; фактурата става Платена.

Няма автоматично обвързване с плащания — маркирането на фактура като платена е една съзнателна задача за плащане (частичните плащания не се следят тук).

Печат

Фактурите за покупка и техните кредитни и дебитни известия се отпечатват в брандиран стандартен изглед. Отворете документа и използвайте Печат, за да го прегледате или запазите като PDF; шаблонът се намира в Документи и може да се персонализира за всяка фирма. Вижте как работи печатът за общата механика (изгледът засега е на английски).

Справки и табло

• Разходи по доставчик — брой и стойност на фактурите за покупка по доставчик.
• Фактури за покупка по статус — потокът на задълженията: колко фактури, на каква стойност, в кой статус.
• Неплатени фактури за покупка — всичко, което още не е платено или отменено, с дати и суми; също брояч на таблото.
• Месечни разходи по доставчици — разходи за покупки по месеци като стълбовидна диаграма; захранва KPI показателя „Разходи (този месец)“ на таблото.

Настройки

• Статуси на фактури за покупка — номенклатурата на статусите (Чернова, Одобрена, Платена, Отменена предварително заредени; промяната на имената променя баджовете навсякъде).

Предварително заредени данни

Статусите са предварително заредени (по-горе); нова фирма започва без фактури за покупка. Незадължителният демо-пакет доставя няколко демо фактури с редовете им — вече номерирани и в крайни статуси — за проби.

Работи заедно с

• Доставчици — контрагентът на фактурата.
• Мерни единици / Данъчни ставки — падащите списъци на редовете; ДДС ставката се копира от избраната данъчна ставка.
• Фирми — получаващата фирма; Начини на плащане — как се плаща фактурата; Валути — валутата на фактурата.
• Номериране на документи (вградено в платформата) — серията регистрационни номера „Purchase Invoice“.