Заявяване на отпуск

Персони: Служител (заявява собствения си отпуск в портала Personal), Мениджър (одобрява или отхвърля от Inbox) · Приложения: Отпуски · Модули: Отпуски, Служители Заявявате почивни дни; системата първо проверява дали наистина ви остават толкова дни и едва тогава решава вашият мениджър. След одобрение дните се изразходват от годишните ви сметки за отпуск — първо от най-старата година.

Преди да започнете: трябва да съществува запис Служител, чието потребителско име съвпада с потребителското ви име (така порталът My разбира кой сте), а ЧР / бек офисът трябва да е създал вашите права на отпуск — сметките с дни по години (вижте Поддържане на правата на отпуск). Без права няма остатък и всяка заявка ще бъде автоматично отхвърлена като Недостатъчна.

1. Служител — създайте заявката (портал My)

1. Отворете портала Personal (/services/web/personal/) — началната страница е Inbox — и изберете Моите заявки за отпуск в страничното меню. Виждате обикновен списък със собствените си заявки. (Споделената страница на бек офиса показва същите заявки като календар на отсъствията — цветни целодневни ленти по заявка; личната ви страница днес е простият списък + форма.) До нея Моите права на отпуск показва собствените ви сметки по години — полагаеми, използвани и оставащи дни — само за четене (няма бутон Нов); проверете остатъка си тук, преди да заявите.
2. Натиснете Нов и попълнете формата: От дата и До дата (и двете задължителни), вида отпуск (Платен годишен отпуск по подразбиране; Болничен, Неплатен отпуск или Родителски отпуск), по избор бележка. Никога не избирате служителя — заявката винаги е ваша.
3. Дните се изчисляват от системата по периода: работните дни в диапазона, като уикендите и официалните празници се изключват (седмица с празник в нея изразходва един ден по-малко). За заявка за един ден можете да отбележите Половин ден — Дни става 0.5.
4. Запазете. VAC номер се подпечатва веднага (серията „Vacation Request“) и става заглавие на заявката. Статус: Чернова.

2. Служител — подайте (Inbox)

1. Задача Подай се появява във вашия Inbox. Формата ѝ показва номер, Служител, от дата, до дата, дни, бележка и статус — прегледайте и натиснете Подай. Статус: Подадена.

3. Автоматично — проверката на остатъка

1. Само Платен годишен отпуск изразходва правото ви на отпуск. Заявка за болничен, неплатен или родителски отпуск прескача проверката на остатъка изцяло и отива направо за одобрение — влиза в календара, но не изразходва дни.
2. За платена заявка системата сумира оставащия ви остатък по годините с права, които са още в прозореца на пренасяне (изтекли години — по-стари от пренасянето по политиката, по подразбиране две години — не се броят), и го сравнява със заявените дни. Ако политиката използва месечно начисляване, текущата година се ограничава до начисленото досега (този месец се брои), така че в началото на годината наличното е по-малко.
3. Не достигат дни? Заявката се отхвърля автоматично като Недостатъчна — задача за мениджъра изобщо не се създава. Достигат? Продължава към одобрение.

4. Мениджър — одобрете или отхвърлете (Inbox)

1. Задача Одобряване пристига в Inbox на всеки от групата Manager (плюс администраторите). Формата показва същите полета (номер, Служител, от дата, до дата, дни, бележка, статус) с бутони Одобри и Отхвърли.
2. Одобри задава Одобрена; за платена заявка се създават записите за дните върху действителните работни дати (уикендите/празниците се прескачат), като се изразходват първо от най-старата година с право — ден, взет през 2026 г., може все още да тегли от сметката за 2024 г., ако тази година е още в прозореца на пренасяне. Неизразходващ вид не създава записи за дни. Отхвърли задава Отхвърлена и нищо не се изразходва.

Какво се случи зад кулисите

• Номерация: споделената серия „Vacation Request“ (VAC), подпечатана при създаване.
• Път на статусите: Чернова → Подадена → Одобрена / Отхвърлена / Недостатъчна (автоматично).
• При одобрение се създава по един запис на ден за всеки работен ден; използваните дни и салдото на всяка сметка с права се обновяват сами, а значката ѝ ги следва: Налична → Частична → Изчерпана.

Вариации и откази

• Недостатъчен остатък — платена заявка над (неизтеклия) остатък се отхвърля автоматично като Недостатъчна, преди мениджърът да бъде занимаван; болничен/неплатен/родителски никога не стигат дотук.
• Остатък, изразходван междувременно — ако други одобрения са изяли остатъка между проверката и одобрението на мениджъра, втора проверка на стъпката на одобрение отказва изразходването като предпазна мярка.
• Отхвърли — отхвърлянето от мениджъра задава Отхвърлена; дни не се изразходват, салдата остават недокоснати.

Вижте също

• Модул Отпуски · Поддържане на правата на отпуск