Корекция на фактура с кредитно или дебитно известие
Персони: Фактурист (създава известието), Одобряващ (одобрява или отхвърля), Издаващ (издава — подпечатва се номерът) · Приложения: Фактуриране · Модули: Фактури за продажба Вече издадена фактура никога не се редактира — коригирате я надолу с кредитно известие или нагоре с дебитно известие: отделен самостоятелен документ, който реферира коригираната фактура и се номерира от абсолютно същата серия като фактурите (българска практика: една последователност за трите документа).
Преди да започнете: коригираната фактура съществува и е издадена; знаете основанието за корекцията (то се печата върху документа). Колеги са в групите Approver и Issuer.
1. Чернова — Фактуристът създава известието
- Отворете Продажби → Кредитни известия (или Дебитни известия) и натиснете Нов горе вдясно.
- Изберете коригираната фактура за продажба (датата ѝ се показва в избора) — Клиентът се попълва сам от нея. Въведете Датата, Датата на данъчно събитие и Основанието за корекцията (печата се върху документа). Фирма и Валута са предварително попълнени и могат да се променят.
- Запазете — известието се появява като Чернова, а заглавието му е временен заместител.
- Добавете коригиращите редове точно като редове на фактура: изберете Продукт (цена, мерна единица и данъчна ставка се копират сами и остават редактируеми), въведете Количество; Нето, ДДС и Общо (= нето + ДДС — редовете на известията нямат отстъпка) се изчисляват сами. Обобщението само за четене сумира Нето, ДДС, Общо.
2. Одобрете — Одобряващ (Inbox или директно)
- Задачата Одобряване показва номера на известието (временен), датата, коригираната фактура, клиента, основанието, общата стойност и статуса — Одобри / Отхвърли.
- Одобри премества известието в Одобрено; Отхвърли го отменя (Отменено).
3. Издайте — Издаващ
- Задачата Издаване показва номер, дата, клиент, обща стойност и статус; един бутон: Издай.
- Истинският номер се подпечатва от споделената серия „Sales Invoice“ — същата последователност, която ползват фактурите — и известието става Издадено. Печат изобразява документа.
Какво се случи зад кулисите
- Път на статусите (и за двата вида известия): Чернова → Одобрено → Издадено, отхвърляне → Отменено — същите статуси като при фактурите, но без стъпка за изпращане и без погасяване с плащания.
- Номерът се изразходва от серията „Sales Invoice“ едва при издаването.
Вариации и откази
- Кредитното известие намалява (върната стока, коригирана надолу цена); дебитното известие увеличава (недофактурирано) — двата потока са огледални.
- Погасяването на кредитно известие срещу отвореното салдо на фактурата е планирано продължение — днес известието стои самостоятелно; Платено/Салдо на фактурата не се променят от него.
- Ако по фактурата нищо не е платено и искате тя изцяло да излезе от обращение, правилната корекция е анулиране, а не кредитно известие.