Преди да започнете
Подгответе правилните записи и роли.
Фактурите трябва да са издадени и с изтекъл падеж, който се попълва от условията за плащане на клиента. За да стигне седмичното напомняне до клиента, имейлът му за фактуриране трябва да е въведен в записа на клиента, а инсталацията трябва да има конфигуриран изходящ имейл (SMTP).
Документирана последователност
От списъка с просрочия до датирана история на напомнянията.
Всеки етап показва действието, предаването или промяната на записа, която придвижва работата.
- 01
Преглед на просрочията — Фактурист
Справката Просрочени фактури показва всяка неплатена фактура с изтекъл падеж без анулираните, а броячът на таблото — същото число. Открити позиции по клиент групира откритите салда по клиент за разговор по събиране на вземания.
- 02
Седмично напомняне — Системата
Всеки понеделник в 08:00 за всяка просрочена отворена фактура тръгва учтиво напомняне за плащане до имейла на клиента върху фактурата. Чернови, отменени и анулирани фактури не предизвикват имейл, а имейлът не променя фактурата.
- 03
Отбелязване на напомнянето — Фактурист
Отбележи напомняне записва ред с днешна дата на ниво Първо напомняне; за ескалация задайте Второ напомняне или Последна покана. Справката Напомняния за плащане показва всяко напомняне по дата, фактура и ниво.
Свързана работа
Пренесете записа към следващото решение.
Свързаните функции и процеси използват същите бизнес записи, вместо екипът да възстановява контекста.
Всяко ниво на напомняне има собствен текст на един език; изпращането на напомнянето на езика на фактурата е планирано.
Отправна точка, не фиксиран пакет
Стълбицата на напомнянията според вашата практика.
Нивата на напомняне и праговете им в дни са данни, които нагласяте в Настройки → Нива на напомняне, а имейлът за фактуриране се пази в записа на всеки клиент. Други правила за ескалация или текстове на напомнянията могат да се договорят като адаптация по плана Custom.
Изпробвайте BusinessIntentsОтговори за решението
Въпроси за проследяване на просрочени фактури
Променя ли фактурата отбелязването на напомняне?
Не. Редовете за напомняне са просто история: отбелязването не докосва статуса или салдото на фактурата, както не ги докосва и седмичният имейл.
На кой адрес отива седмичното напомняне?
На имейла на клиента върху фактурата, копиран от записа на клиента при създаването ѝ. Изпраща се по един имейл за всяка просрочена фактура, а без конфигуриран SMTP на инсталацията нищо не се доставя.
Какво става, когато клиентът плати?
Поема обичайното погасяване: фактурата става Частично платена или Платена и сама отпада от списъка с просрочени.
Ами ако фактурата остане неплатена и след последната покана?
Следващите стъпки са извън напомнянията: кредитно известие, ако самото вземане е грешно, или анулиране, докато по фактурата нищо не е платено.
Прегледайте реалния процес
Проследете една реална просрочена фактура в BusinessIntents.
Използвайте реален запис или транзакция, за да сравните документирания процес с днешната работа на екипа.