Преди да започнете
Подгответе правилните записи и роли.
Доставчикът трябва да съществува в Доставчици, а продуктите, които поръчвате, е добре да са в Продукти — цената, мерната единица и данъчната им ставка попълват редовете. Фирмата, валутите, начините на плащане, данъчните ставки и обектите вече са налице; добавете одобряващия в групата Approver.
Документирана последователност
От черновата на снабдителя до потвърдената поръчка.
Всеки етап показва действието, предаването или промяната на записа, която придвижва работата.
- 01
Създаване на поръчката — Снабдител
Изберете доставчика, датата и обекта за доставка; номерът PO се присвоява веднага. Добавете редове с продукти, коригирайте копираната продажна цена до договорената покупна, а сумите се изчисляват сами.
- 02
Одобрение или отказ — Одобряващ
Одобряващият поема задачата и проверява доставчика, обекта, датите и сумата. Одобрението прави поръчката „Потвърдена“ и готова за изпращане на доставчика; отказът я отменя.
Свързана работа
Пренесете записа към следващото решение.
Свързаните функции и процеси използват същите бизнес записи, вместо екипът да възстановява контекста.
Отхвърлената поръчка се отменя изцяло, но запазва номера си PO; коригираната поръчка се създава като нов документ.
Отправна точка, не фиксиран пакет
Съобразете поръчката с правилата си за покупки.
Обектите, начините на плащане, валутите и данъчните ставки са номенклатури, които поддържате сами, наименованията на статусите се редактират в Настройки, а шаблонът за печат може да се персонализира за всяка фирма. Допълнителни нива на одобрение, лимити на разходите или други полета могат да се договорят като адаптация по плана Custom.
Изпробвайте BusinessIntentsОтговори за решението
Въпроси за създаване и одобряване на поръчка за покупка
Защо поръчката получава номер още преди одобрението?
Номерът PO се взема от общата серия „Purchase Order“ в момента на създаването и става заглавие на документа. Дори отхвърлената поръчка запазва номера си.
Покупната цена от продукта ли се взема?
При избор на продукт цената, мерната единица и данъчната ставка се копират в реда, но цената е само ориентир от продажната — коригирайте я до договорената покупна. Редовете без продукт приемат свободен текст за име и цена.
Как доставчикът получава поръчката?
След потвърждението поръчката може да бъде изпратена на доставчика. Бутонът Печат я генерира като PDF по шаблона за печат на фирмата — на български или английски.
Къде се вижда потвърдената поръчка?
Тя се брои в справките Поръчки по доставчик и Месечни поръчки за покупка и в брояча Отворени поръчки за покупка на таблото, който обхваща поръчките, които още не са получени, фактурирани или отменени.
Прегледайте реалния процес
Създайте една реална поръчка за покупка в BusinessIntents.
Използвайте реален запис или транзакция, за да сравните документирания процес с днешната работа на екипа.