Преди да започнете
Подгответе правилните записи и роли.
Доставчикът трябва вече да съществува в Доставчици; базовата ви фирма, валутите, начините на плащане и данъчните ставки са предварително заредени. Добавете одобряващия в групата Approver, а плащащия — в групата Payer; администраторите могат да действат и в двете.
Документирана последователност
От хартията на доставчика до платената фактура.
Всеки етап показва действието, предаването или промяната на записа, която придвижва работата.
- 01
Регистриране на фактурата — Счетоводител доставки
Въведете номера на фактурата на доставчика, датата и доставчика, после препишете редовете с количество, цена и данъчна ставка. Фактурата започва като „Чернова“; нето, ДДС и общата сума се изчисляват сами.
- 02
Одобрение или отказ — Одобряващ
Одобряващият поема задачата от Входящите задачи на групата Approver и проверява доставчика, датите и сумата. Одобрението прави фактурата „Одобрена“ и ѝ присвоява следващия номер PUR; отказът я отменя.
- 03
Плащане — Плащащ
Плащащият поема задачата Плати, проверява сумата и начина на плащане и потвърждава плащането с една стъпка. Фактурата става „Платена“ и излиза от брояча на неплатените.
Свързана работа
Пренесете записа към следващото решение.
Свързаните функции и процеси използват същите бизнес записи, вместо екипът да възстановява контекста.
Отхвърлената фактура се отменя изцяло; няма връщане за корекция, затова коригираната фактура се регистрира като нов документ.
Отправна точка, не фиксиран пакет
Съобразете одобрението с начина, по който плащате на доставчиците.
Начините на плащане, валутите и данъчните ставки са номенклатури, които поддържате сами, наименованията на статусите се редактират в Настройки, а броячът на серията PUR може да се зададе така, че да продължи досегашната ви номерация. Допълнителни нива на одобрение или други полета могат да се договорят като адаптация по плана Custom.
Изпробвайте BusinessIntentsОтговори за решението
Въпроси за въвеждане и одобряване на фактура за покупка
Защо новата фактура няма регистрационен номер?
Вътрешният номер се присвоява едва при одобрението — от общата серия „Purchase Invoice“ с префикс PUR. Дотогава полето показва временен заместител, така че отхвърлените фактури никога не изразходват номер.
Какво става, когато одобряващият отхвърли фактурата?
Тя става „Отменена“ и процесът приключва, без да ѝ се присвои номер. Няма връщане за корекция, затова коригираната фактура се регистрира като нов документ.
Кой може да одобри или да плати фактурата?
Одобрението може да поеме всеки от групата Approver, а плащането — всеки от групата Payer; администраторите могат и двете. Одобряващият може да действа и директно върху фактурата, а непоетата задача просто чака във Входящите задачи.
Къде се вижда фактурата след това?
Тя се брои в справките Разходи по доставчик и Месечни разходи по доставчици, а докато не бъде платена — и в брояча Неплатени фактури за покупка на таблото.
Прегледайте реалния процес
Прекарайте една реална фактура от доставчик през BusinessIntents.
Използвайте реален запис или транзакция, за да сравните документирания процес с днешната работа на екипа.