Преди да започнете
Подгответе правилните записи и роли.
Клиентът трябва да съществува в Клиенти — дните му за плащане попълват падежа автоматично, — а продуктите, които фактурирате, трябва да са в каталога. Добавете колегите в групите Approver, Issuer и Sender; всеки член на групата или администратор може да изпълни съответната стъпка.
Документирана последователност
От първия ред до фактурата в ръцете на клиента.
Всеки етап показва действието, предаването или промяната на записа, която придвижва работата.
- 01
Съставяне на черновата — Фактурист
Изберете клиента и датата и добавете редове с продукти: цена, мерна единица и данъчна ставка се копират, а ДДС се изчислява само. При Създай се попълват фирма, валута, начин на плащане и изпращане и падеж, а фактурата се записва като Чернова.
- 02
Одобрение или отказ — Одобряващ
Одобряващият поема задачата и одобрява (Одобрена) или отхвърля (Отменена). Следва автоматична кредитна проверка: над кредитния лимит на клиента задача Кредитен стоп оставя на групата Approver да продължи или да отмени.
- 03
Издаване — Издаващ
Издаването поставя следващия номер от серията „Sales Invoice“ и фактурата става Издадена. Неразпределените плащания на клиента се изтеглят върху нея, така че тя може да стане направо Частично платена или Платена.
- 04
Изпращане — Изпращащ
Изпращащият потвърждава с Изпрати, като начинът на изпращане е избран в заглавната част на фактурата, и тя става Изпратена. С Печат получавате PDF по всяко време след издаването.
Свързана работа
Пренесете записа към следващото решение.
Свързаните функции и процеси използват същите бизнес записи, вместо екипът да възстановява контекста.
Издадена фактура никога не се редактира — коригира се с кредитно или дебитно известие или, докато по нея нищо не е платено, се анулира.
Отправна точка, не фиксиран пакет
Фактурирането според вашите правила.
Дните за плащане и кредитните лимити се задават за всеки клиент, начините на изпращане и статусите на фактурите се поддържат в Настройки, броячът на серията „Sales Invoice“ се задава в Настройки → Номерация на документите, а печатният шаблон под Документи може да се персонализира за всяка фирма. Други стъпки на одобрение или полета могат да се договорят като адаптация по плана Custom.
Изпробвайте BusinessIntentsОтговори за решението
Въпроси за издаване на фактура за продажба
Кога фактурата получава номер?
Едва при издаване. Черновата носи временен заместител; издаването поставя следващия пореден номер от серията „Sales Invoice“, така че отхвърлени или изоставени чернови никога не изразходват номер.
Какво става, ако клиентът е надхвърлил кредитния си лимит?
Фактурата не се издава тихомълком. След одобрението системата сравнява откритите салда на клиента плюс тази фактура с кредитния му лимит; над него задача Кредитен стоп оставя на групата Approver да продължи или да отмени. Празен лимит означава без ограничение.
Могат ли двама колеги да работят по едно и също одобрение?
Не. Всяка задача е адресирана до група и когато я поемете, тя излиза от опашката на колегите ви — така по всяка стъпка на дадена фактура работи само един човек.
Трябва ли фактурата да се осчетоводява на ръка?
Не. След издаването — и отново след въвеждане на плащане — във Входящите задачи на групата Accountant се появява задача Journal Entry Posting с вече генерирано осчетоводяване, което чака някой да го осчетоводи.
Прегледайте реалния процес
Прекарайте една реална фактура от чернова до изпращане в BusinessIntents.
Използвайте реален запис или транзакция, за да сравните документирания процес с днешната работа на екипа.