Примерен сценарий · Свързани операции
Търговска фирма с отдел продажби, един склад и собствен счетоводител води поръчките, наличностите, фактурите и плащанията върху общи записи в BusinessIntents.
Проследете една клиентска поръчка през потвърждение, изписване от склада, стокова разписка, фактура, плащане и осчетоводяване и вижте къде всеки екип поема работата.
Вече работите с BusinessIntents и искате да споделите опита си? Пишете на office@codbex.com. Клиентска история се публикува само след като одобрите писмено всеки детайл.
Началната точка
В този сценарий фирмата приема поръчки по имейл и телефон, води наличностите в електронна таблица, издава фактури в отделна програма и изпраща месечен файл на счетоводителя. При всяко предаване същият клиент, продукти и количества се въвеждат отново и никой не може да каже със сигурност какво е експедирано, какво е фактурирано и какво е платено. Фирмата пренася тези стъпки в BusinessIntents, за да работят всички екипи върху едни и същи записи.
Как протича работата
Всяка стъпка е документиран процес в BusinessIntents. Връзките водят към ролите, статусите и ограниченията зад нея.
Търговецът създава поръчка за продажба с клиента, обекта, от който ще се изпълни, и редове с продукти, чиито цена, мерна единица и данъчна ставка идват от каталога. Номерът SO се поставя при запис, а одобряващ потвърждава или отхвърля поръчката от Inbox.
Вижте процесаСкладовият служител създава изписване, свързано с поръчката. Наличността се движи едва когато одобряващ го осчетоводи: всеки ред записва изходящо движение по пълзяща средна цена на продукта. Стоковата разписка се създава с едно натискане, без повторно въвеждане.
Вижте процесаФактуристът подготвя фактурата, а одобряващ я одобрява. Автоматична проверка на кредитния лимит задържа клиентите над лимита в задача за кредитно задържане, а издаващият поставя номера SI. Черновите никога не заемат номер.
Вижте процесаПлащането се въвежда по банковото извлечение и се разпределя по откритите фактури на клиента в същата валута, като започва от най-старата. Всяка фактура сама преминава в статус „Частично платена“ или „Платена“.
Вижте процесаСлед издаването на фактурата и отново след въвеждането на плащането генерирана счетоводна статия чака в Inbox на групата Accountant за преглед и осчетоводяване.
Вижте процесаКогато наличността намалее, снабдителят създава поръчка за покупка за одобрение. Заприхождаването по нея добавя наличност по реално платената цена и обновява пълзящата средна цена за цялата фирма.
Вижте процесаКакво се променя
Това са свойства на документираните процеси, а не измерени резултати на конкретна компания.
Наличното количество е текущата сума на складовия регистър по продукт и обект, а всяко движение води към документа, който го е осчетоводил.
Поръчките, изписванията, стоковите разписки и фактурите използват собствени номерационни серии. Издадените фактури никога не се редактират: коригират се с кредитно или дебитно известие или се анулират, като запазват номера си.
Задачите за одобряване, издаване, осчетоводяване и изпращане принадлежат на групи. Колегата поема задачата, преди да работи по нея, така че двама души не могат да обработват един и същ документ.
Граници, които е добре да знаете
Ръководствата за процесите посочват тези граници на текущия продукт и сценарият ги спазва.
Осчетоводяването на изписването не прехвърля поръчката за продажба в статус „Изпълнена“ или „Фактурирана“, а заприхождаването не маркира поръчката за покупка като получена. Тези междудокументни стъпки все още не са автоматизирани.
Клиентското плащане погасява фактура автоматично само когато двете са в една и съща валута. В противен случай то остава като неразпределен кредит на клиента.
Ако средата ви забранява отрицателна наличност, изписване, което би надхвърлило наличното количество, се отказва с посочен недостиг и остава чернова, докато наличността не стигне.
Преди старта
Тези предпоставки идват от ръководствата за процесите. Всичко останало може да остане така, както е в стандартната доставка.
Клиенти с условия за плащане и имейл за фактури, доставчици, продукти с цени, мерни единици и данъчни ставки, както и обектите, от които експедирате и в които заприхождавате.
Колеги в групите Approver, Issuer, Sender и Accountant, така че всяка задача да има кой да я поеме. Администраторите могат да изпълнят всяка стъпка.
Базовата фирма и нейната базова валута (новата среда започва с EUR), банковите ѝ сметки и кредитен лимит за клиентите, които имат нужда от такъв.
Началните салда се въвеждат като преки складови движения с единична цена, която става начална себестойност на всеки продукт.
Доставеният национален сметкоплан е неактивен. Активирайте сметките, които използвате, преди да осчетоводявате статии.
Внедряването се води от клиента. Клиентите на всеки план могат да се обърнат към екипа на BusinessIntents за съдействие на български или английски, а сроковете зависят от договорения обхват.
Продължете оценката
Всяка от страниците по-долу описва изцяло част от сценария.
Разгледайте всички документирани процеси.
Отворете страницата →Продуктов моделВижте общите записи и роли зад сценария.
Отворете страницата →ВнедряванеПланирайте пътя от оценка до ежедневна работа.
Отворете страницата →СценарииСравнете другите сценарии.
Отворете страницата →Въпроси при избор
Не. Това е типичен сценарий, изграден от документираното поведение на BusinessIntents. Компанията е обобщена и на никого не се приписват резултати или цитати.
Не. Заприхождаванията, изписванията, трансферите, връщанията и корекциите на наличност се обработват в модула Склад на същия пакет, а складовите справки четат директно осчетоводените движения.
Да. Безплатното демо няма времево ограничение и предлага по-малко функции от платения достъп, а екипът може да ви каже кои модули от сценария включва. Standard струва €10 на потребител месечно.
Полетата, одобренията, справките и свързаните области могат да бъдат адаптирани, когато процесът ви се различава. Тази работа се определя и остойностява отделно като индивидуална разработка.
Следваща стъпка
Отворете безплатното демо, за да разгледате процеса, или попитайте екипа каква настройка би била нужна на вашата фирма.
Вече работите с BusinessIntents и искате да споделите опита си? Пишете на office@codbex.com. Клиентска история се публикува само след като одобрите писмено всеки детайл.
