Речник на бизнес операциите
Всеки термин е обяснен така, както работи в BusinessIntents: какво съдържа записът, кой действа по него, през какви статуси минава и какво създава след това.
Термините са подредени по бизнес области и водят към функцията или процеса стъпка по стъпка, където може да ги видите на екрана.
Липсва ви термин или не сте сигурни как се прилага във вашата фирма? Пишете на office@codbex.com.
Как да четете речника
Думи като фактура, одобрение или наличност имат точно значение, щом станат запис в BusinessIntents: записът има номер, статус, отговорна група и място в процес. Определенията по-долу описват точно това поведение. Статусите с главни букви, като DRAFT или ISSUED, са стойностите на статуса в системата.
Продажби и клиенти
CRM процесът, документите за продажба, корекциите и плащанията, които ги погасяват.
Запис в основните данни за контрагент, на когото продавате, с ДДС номер, ЕИК, срок за плащане, кредитен лимит, валута и ценова листа. Клиентът е насрещната страна по всяка фактура, поръчка за продажба, стокова разписка и клиентско плащане.
Отворете функциятаФирма или лице, проявили интерес, които още не са клиенти, и за които отговаря търговец. Бутоните го водят от нов през осъществен контакт до квалифициран или отпаднал, а преобразуването му създава клиент или възможност.
Отворете процесаСделка в развитие с очаквана стойност, вероятност за спечелване и дата на затваряне; претеглената стойност се преизчислява при всеки запис. Минава през етапите на продажбата, затваря се като спечелена или загубена, а „Създай оферта“ я превръща в оферта.
Отворете процесаОстойностено предложение към клиент с редове от каталога, срок „валидна до“ и условия. Изпраща се, после се приема или отхвърля, изтича сама след срока, а „Генерирай поръчка за продажба“ я превръща в поръчка.
Отворете процесаПоръчка на клиента с редове, суми и обекта, от който ще се изпълни, номерирана още при създаването. Одобряващите я потвърждават или отказват; изписването от склада и фактурата са отделни документи, свързани с нея.
Отворете процесаИскане за плащане, а не данъчен документ: няма дата на данъчно събитие и не поражда задължение за ДДС. След потвърждение „Генериране на фактура“ създава фактура-чернова, а проформата минава в статус Фактурирана.
Отворете процесаФактурата към клиента. Минава през Чернова → Одобрена → Издадена → Изпратена → Потвърдена, получава поредния си номер без пропуски едва при издаване и след това не се редактира. Частично платена и Платена се задават автоматично от плащанията.
Отворете процесаРецепта за периодично фактуриране: клиент, редове и месечна, тримесечна или годишна периодичност. На първо число от всеки период всеки активен шаблон създава по една фактура-чернова, която минава през обичайното одобрение.
Отворете процесаЕдно постъпило плащане, записано като ред от банковото извлечение. При запис то погасява отворените фактури на клиента в същата валута, като започва от най-старата; остатъкът остава като кредит на клиента за следващата издадена фактура.
Отворете процесаСамостоятелен документ, който коригира издадена фактура надолу. Посочва фактурата и основанието, одобрява се и се издава, а номерът му идва от същата серия като фактурите за продажба.
Отворете процесаОгледален документ на кредитното известие: коригира издадена фактура нагоре с допълнителна сума за плащане. Минава през същото одобрение и издаване и използва същата серия за номерация.
Отворете процесаОтмяна с един клик на издадена фактура, по която още нищо не е платено. Фактурата запазва номера си, който никога не се използва повторно, и отпада от просрочените и от погасяването. Щом има плащане, е нужно кредитно известие.
Отворете процесаКредитният лимит е най-голямата сума, която клиентът може да ви дължи; празно поле означава без лимит. Ако одобрена фактура би надхвърлила лимита, задача „Кредитен стоп“ пита одобряващите дали да продължат, или да отменят.
Отворете процесаБроят дни, в които клиентът трябва да плати. Ако полето „Падеж“ е празно, падежът на новата фактура за продажба става датата на фактурата плюс тези дни; дата, избрана от вас, се запазва.
Отворете функциятаПокупки и склад
Снабдяване, документи от доставчици, обекти и складовата книга зад всяко количество.
Запис в основните данни за фирма, от която купувате, с данъчни, банкови и контактни данни и условия за плащане. Доставчикът е насрещната страна по всяка поръчка за покупка и фактура за покупка.
Отворете функциятаЗапитване с продуктите и количествата, които искате да купите, изпратено до няколко доставчици. Всеки отговор се въвежда като оферта от доставчик със собствени цени, а от избраната оферта се генерира поръчка за покупка.
Отворете процесаОстойностена поръчка към доставчик за доставка до някой от вашите обекти, номерирана при създаването. Одобряващите я потвърждават или отказват; получаването на стоката и фактурата на доставчика са отделни документи.
Отворете процесаФактура от доставчик, въведена с неговия собствен номер. При одобрение от одобряващите получава вътрешен регистрационен номер, а плащащите я отбелязват като платена.
Отворете процесаДокумент само с количества, без цени и одобрение, който описва изпратената към клиента стока от даден обект. Обикновено се създава с един клик от приключен складов разход.
Отворете функциятаСклад или магазин, където се съхранява и движи наличността. Всеки складов документ и всяко складово движение принадлежат на обект.
Отворете функциятаКоличеството на даден продукт в даден обект, изчислено винаги в реално време от складовата книга. Няма отделно поддържано число, което да остарява.
Отворете процесаРед в складовата книга: продукт, обект, количество на приход или разход, себестойност и документът, който го е записал. Складовите приходи, разходи, трансфери, връщания и корекции движат стоката едва когато бъдат приключени.
Отворете процесаПреброяване на действителната наличност в обект. При приключване системата сравнява преброеното със записаното и превръща всички разлики в една складова корекция.
Отворете процесаАртикул от каталога с код, цени, базова мерна единица и данъчна ставка по подразбиране. При избора му на ред от документ цената, мерната единица и ставката се попълват автоматично и могат да се променят.
Отворете функциятаПродукт от тип „Услуга“. Продава се по поръчки и фактури, но никога не се следи на склад. Да не се бърка с модула „Услуги“, който обработва казуси по поддръжката.
Отворете функциятаЕдиницата, в която се брои количеството — брой, килограм, час. Всяка мерна единица има преведено име, стандартни кодове, коефициент за преобразуване и правило за закръгляване, а всеки продукт има базова мерна единица.
Отворете функциятаФинанси, счетоводство и хора
Счетоводни статии, фирмени настройки и записите за HR, проекти и поддръжка, с които работят служителите.
Балансиран набор от дебитни и кредитни редове по активни сметки, въведен ръчно или създаден като чернова от документи като издадените фактури. Счетоводителите я осчетоводяват само ако дебитът е равен на кредита; осчетоводената статия е окончателна.
Отворете процесаНачинът за корекция на осчетоводена статия: нова статия със същите редове и отрицателни суми, свързана с оригинала. При анулиране на издадена фактура сторното се създава автоматично.
Отворете функциятаДървото от сметки, по които се осчетоводяват статиите. BusinessIntents се доставя с националния сметкоплан, като всички сметки са неактивни, докато не активирате нужните; осчетоводява се само по активни сметки от най-ниско ниво.
Отворете функциятаСчетоводен период, който се открива за всяка фирма и минава от отворен през затворен до заключен. Към него се въвеждат началните салда, включително отворените вземания и задължения.
Отворете функциятаСтавка на ДДС от списъка с данъчни ставки — стандартна, намалена, нулева или освободена. Всеки ред от документ смята ДДС по собствената си ставка, а базовата ставка е тази по подразбиране за новите редове.
Отворете функциятаДатата на данъчното събитие, която се записва във фактурите за продажба и в кредитните и дебитните известия. Задължителна е в България и обикновено съвпада с датата на документа; проформата няма такава дата.
Отворете функциятаВалутите се водят в списък с валутни курсове по дати. Всяка фирма има базова валута, която се попълва в новите фактури и плащания; плащането погасява фактура само при точно съвпадение на валутата.
Отворете функциятаПрофилът на вашето собствено юридическо лице: наименование, ДДС номер, ЕИК, МОЛ, контакти, базова валута и банкови сметки. Базовата фирма се попълва като издател във всеки нов документ.
Отворете функциятаЗапис за човек от фирмата с длъжност, мениджър и данни за контакт. Той свързва влезлия потребител с личните му записи, а полето „Мениджър“ насочва одобренията.
Отворете функциятаЕдин проект за един месец, с ред за всеки служител и часове, въведени в календар. Служителите подават часовете си, ръководителят ги одобрява и заключва, а „Генериране на фактура“ създава фактура-чернова.
Отворете процесаОтпуск, заявен в календар и отчетен в работни дни, без уикенди и официални празници. Системата проверява оставащото право, мениджър одобрява или отказва, а одобрените дни се теглят първо от най-старата година.
Отворете процесаМесечна ведомост, която изчислява по един фиш само за четене за всеки служител със заплата през месеца според годишната осигурителна схема. Одобряващите приключват ведомостта и след това тя е окончателна.
Отворете процесаИскане на служител за възстановяване на разходи, с по един ред за всеки разход. Служителят го подава, одобряващите го одобряват или отхвърлят, а плащащите отбелязват възстановяването.
Отворете процесаФактурируем ангажимент към клиент със задачи и екип, чиито часови ставки се задават за всеки служител. Докато проектът е активен, всеки месец автоматично се подготвя отчет за време по него.
Отворете процесаСреща с клиент, запазена с клик върху свободен 30-минутен слот в календарна мрежа. Модулът е незадължителен и се добавя при заявка.
Отворете процесаЗаявка или проблем от клиент, доставчик или служител, които агентите по поддръжката обработват в чат нишка с вътрешни бележки. Минава от нов през в процес до затворен с решение или отменен.
Отворете процесаПроцеси и платформа
Роли, задачи, статуси и правилата, които важат за всеки запис във всяко приложение.
Система за управление на ресурсите на предприятието: една система за основните операции на фирмата вместо отделни инструменти. BusinessIntents свързва продажби, покупки, склад, хора, проекти, услуги и счетоводство върху едни и същи записи.
Вижте платформатаУправление на взаимоотношенията с клиенти. В BusinessIntents това е групата в менюто с потенциалните клиенти, възможностите и офертите — пътят от първия контакт до приета оферта и поръчка за продажба.
Отворете функциятаГотова за работа комбинация от модули и общи данни за определен вид бизнес — Професионални услуги, Търговия на дребно, Търговия на едро, Строителство или Логистика. Всички приложения работят по един и същ начин.
Вижте как работиМястото, където човек работи. Приложението е основното оперативно пространство, а личният портал Personal показва само собствените записи на влезлия служител, с неговите Входящи задачи като начална страница.
Вижте как работиПревключвателят в горната част на екрана. Той стеснява менюто до една област на работа, например фактуриране, покупки или заплати, и скрива групите, които тя не използва.
Вижте как работиРолята е работата, която човек върши; в BusinessIntents това е потребителска група като Одобряващ, Издаващ, Плащащ, Мениджър или Счетоводител. Групите определят какви действия има човек и кои задачи достигат до него.
Отворете изгледа по ролиКакво може да вижда и прави човек според потребителските си групи. Потребителите само за четене виждат разрешените списъци без Нов, Редакция и Изтриване, а личните страници показват само собствените записи.
Вижте платформатаСтъпка от процес — одобрение, издаване, осчетоводяване или плащане — изпратена до потребителска група. Появява се във Входящите задачи на всеки член, а който я поеме, я маха от опашката на колегите си.
Вижте как работиЦветният етикет на записа, който определя кои действия са валидни и кой получава следващата задача. Сменя се само чрез бутони и Входящи задачи, никога чрез редакция на поле.
Вижте как работиСтъпка от процес с „Одобри“ и „Отхвърли“. Одобрението придвижва документа към следващия статус, а отхвърлянето поема отделен път, така че отхвърлен документ никога не минава през одобрен статус.
Вижте как работиДокумент, достигнал окончателно състояние — например издадена фактура или осчетоводена статия — който вече не може да се редактира. Корекциите минават през анулиране, кредитно известие или сторно.
Вижте как работиНомерата се дават автоматично от серия за всеки тип документ и фирма. Фактурите получават истинския си пореден номер без пропуски едва при издаване, така че отменена чернова никога не изразходва номер.
Вижте как работиПри всяко издаване на фактура за продажба или на кредитно или дебитно известие към записа се пази PDF копие с номер на версия. То може да се изтегли, но не и да се замени или изтрие, така че показва точно какво е издадено.
Отворете функциятаВсяко приложение има свои справки и показатели на таблото, а всеки модул изброява справките си заедно с правилата кои записи се включват в тях.
Вижте как работиБутонът „Експорт“ на всеки списък и справка сваля точно видимите редове, с приложените филтри, като CSV файл, който се отваря в Excel и запазва текста на кирилица.
Вижте как работиПромяна на документи, полета, пътища за одобрение, справки или печатни шаблони според начина, по който работи фирмата. Договаря се при заявка, след преглед спрямо реален процес.
Вижте платформатаБележки
Имайте предвид тези неща, когато използвате речника.
Термините описват как работи BusinessIntents. Те не са правен, данъчен, счетоводен или трудовоправен съвет; проверете местните изисквания с вашия консултант.
Термините следват българския и английския интерфейс. Стойностите на статусите са изписани така, както се виждат в записа.
Администраторите могат да преименуват доставените с продукта статуси и списъци, така че във вашата инсталация една и съща стъпка може да се казва другояче.
Всеки термин води към страницата на функцията или процеса, където екраните, полетата и автоматичните действия са описани изцяло.
Продължете оценката
Страниците, на които се основава речникът — от оперативния модел до всеки процес.
Общи записи, групи, статуси и документи.
Отворете страницата →БиблиотекаВсеки описан процес стъпка по стъпка.
Отворете страницата →ПодробностиПолетата, статусите и справките на всеки модул.
Отворете страницата →Изглед по екипиСъщите термини, подредени според работата на всеки екип.
Отворете страницата →Въпроси при избор
Анулирането отменя издадена фактура, по която нищо не е платено; фактурата запазва номера си. Кредитното известие е отделен номериран документ, който коригира издадена фактура надолу, и е правилният път, щом вече има плащане.
Не. „Услуга“ е тип продукт за продаваема работа, която не се следи на склад. Модулът „Услуги“ е бюрото за поддръжка, което обработва казуси.
Това са стойностите на статуса, както се виждат в записа — например DRAFT, ISSUED или POSTED. Изписани така, лесно се откриват на екрана.
Не. Той обяснява как BusinessIntents записва и обработва всеки елемент. Изискванията за вашата държава и дейност трябва да се потвърдят с вашия счетоводител или юрист.
Следваща стъпка
Започнете безплатното демо и проследете един документ от чернова до осчетоводена статия или пишете на office@codbex.com за термин, който искате да обясним.
Липсва ви термин или не сте сигурни как се прилага във вашата фирма? Пишете на office@codbex.com.
