Одобряване на ангажимента
Снабдителят създава поръчка за покупка към доставчика и обекта за доставка. Тя остава чернова, докато колега от групата Approver не я одобри от Inbox; отхвърлената поръчка се отменя и запазва номера си.
Вижте процесаНачалната точка
Одобренията по имейл не оставят следа, която одиторът може да проследи.
В този сценарий покупките се договарят неформално, фактурите от доставчици пристигат в обща пощенска кутия, разходните документи се предават на хартия, а корекциите се правят чрез редактиране на документите впоследствие. Финансовият мениджър не вижда какво е поето като ангажимент, одобрено или платено, докато месецът не бъде приключен. Фирмата пренася тези стъпки в BusinessIntents, така че всеки ангажимент, одобрение и плащане да има статус, номер и отговорен човек.
Как протича работата
Разделени отговорности, една следа.
Всяка стъпка е документиран процес в BusinessIntents. Връзките водят към ролите, статусите и ограниченията зад нея.
Регистриране на фактурата от доставчика
Служителят по задълженията въвежда фактурата с номера на доставчика. Одобрението поставя вътрешния регистрационен номер PUR и създава задача за плащане, а отхвърлените фактури никога не заемат номер.
Вижте процесаПлащането като отделна стъпка
Колега от групата Payer поема задачата за плащане и потвърждава плащането, така че одобряването и плащането на задължение могат да бъдат при различни хора.
Одобряване и възстановяване на разходи
Служителите подават собствените си искания от портала Personal с по един ред за всеки разход, с категория и ДДС. Всяко искане преминава от „Подадено“ през „Одобрено“ до „Възстановено“, като всяка стъпка е в Inbox на различна група.
Вижте процесаКорекция без редактиране
Издадените фактури никога не се редактират. Кредитно или дебитно известие, номерирано от същата серия като фактурите, коригира сумата. Неплатена фактура може вместо това да бъде анулирана: тя запазва номера си, а за счетоводителя се генерира сторнираща статия.
Вижте процесаОсчетоводяване на балансирани статии
Генерираните статии от фактури и плащания, както и ръчните мемориални ордери, чакат групата Accountant. Статията се осчетоводява само когато дебитът е равен на кредита, а осчетоводената статия не може да бъде редактирана или изтрита.
Вижте процесаКакво се променя
Контрол, който се вижда преди приключването на месеца.
Това са свойства на документираните процеси, а не измерени резултати на конкретна компания.
Ангажименти и задължения с един поглед
Броячите за открити поръчки за покупка и неплатени фактури за покупка, както и справките за разходи по доставчик и по месеци, четат директно одобрените документи.
Номерация, която одиторът може да проследи
Регистрационните номера и номерата на фактурите се поставят едва при одобрение или издаване, анулираните фактури запазват своите, а корекциите са отделни документи, а не редакции.
Счетоводство, което не се променя незабелязано
В оборотната ведомост влизат само осчетоводени статии, а корекциите следват правилото за червено сторно с препратка към първоначалната статия.
Граници, които е добре да знаете
Какво този сценарий не предполага.
Ръководствата за процесите посочват тези граници на текущия продукт и сценарият ги спазва.
Отхвърлянето означава ново въвеждане
Отхвърлянето на поръчка за покупка, фактура от доставчик или разходно искане го отменя. Няма цикъл за преработка, така че коригираният документ се въвежда като нов.
Кредитните известия са самостоятелни
Кредитното известие все още не намалява откритото салдо на фактурата, която коригира. Взаимното им погасяване е планирано като следваща стъпка.
Ръчните сторна се пишат ръчно
Анулирането на фактура генерира сторното ѝ автоматично, но осчетоводената ръчна статия няма бутон за сторниране: счетоводителят съставя статията с отрицателни суми и я свързва с първоначалната.
Преди старта
Какво да настроите, за да протича сценарият както е описан.
Тези предпоставки идват от ръководствата за процесите. Всичко останало може да остане така, както е в стандартната доставка.
Разделение на отговорностите
Решете кой е в групите Approver, Payer, Issuer и Accountant. Всеки член на група, както и администраторите, може да поеме и изпълни задачите на групата.
Сметкоплан
Активирайте сметките, които използвате, от доставения национален сметкоплан, който е неактивен, и добавете собствените си аналитични сметки. Осчетоводяване се допуска само по крайни сметки.
Служители за самообслужване
Запис Служител, чието потребителско име съвпада с входа на всеки човек, така че разходните искания в портала Personal да са обвързани с него.
Доставчици и справочни данни
Въведени доставчици, както и прегледани предварително заредените базова фирма, валути, начини на плащане и данъчни ставки преди първия документ.
Помощ при внедряването
Внедряването се води от клиента. Клиентите на всеки план могат да се обърнат към екипа на BusinessIntents за съдействие на български или английски, а сроковете зависят от договорения обхват.
Продължете оценката
Разгледайте подробно процесите зад този сценарий.
Всяка от страниците по-долу описва изцяло част от сценария.
Процеси
Работни процеси
Разгледайте всички документирани процеси.
Отворете страницата →Продуктов моделПлатформа
Вижте общите записи и роли зад сценария.
Отворете страницата →ВнедряванеВнедряване
Планирайте пътя от оценка до ежедневна работа.
Отворете страницата →СценарииИстории на клиенти
Сравнете другите сценарии.
Отворете страницата →Въпроси при избор
Въпроси за този сценарий.
Това реален клиент ли е?
Не. Това е типичен сценарий, изграден от документираното поведение на BusinessIntents. Компанията е обобщена и на никого не се приписват резултати или цитати.
Може ли одобрен или осчетоводен документ да бъде променен по-късно?
Не незабелязано. Издадените фактури се коригират с кредитно или дебитно известие или се анулират, докато са неплатени, а осчетоводените статии се коригират с нова сторнираща статия. Отхвърлените поръчки за покупка, фактури от доставчици и разходни искания се отменят и се въвеждат отново като нови документи.
Можем ли да го изпробваме сами?
Да. Безплатното демо няма времево ограничение и предлага по-малко функции от платения достъп, а екипът може да ви каже кои модули от сценария включва. Standard струва €10 на потребител месечно.
Какво ако процесът ни е различен?
Полетата, одобренията, справките и свързаните области могат да бъдат адаптирани, когато процесът ви се различава. Тази работа се определя и остойностява отделно като индивидуална разработка.
Следваща стъпка
Поставете одобрение и запис зад всяко плащане.
Отворете безплатното демо, за да проследите процесите с одобрение, или попитайте екипа как вашите финансови роли биха се пренесли в групите.
Вече работите с BusinessIntents и искате да споделите опита си? Пишете на office@codbex.com. Клиентска история се публикува само след като одобрите писмено всеки детайл.