Ръководства
Всяко ръководство взема една оперативна цел, например да съберете парите, да купите и заприходите стока или да приключите месеца, и минава през процесите в BusinessIntents в реда, в който екипът ги изпълнява.
Всяка стъпка води към описанието на процеса, а оттам към подробното ръководство с това кой действа на всеки етап.
Не сте сигурни кои ръководства са за вашия бизнес? Опишете как работите на office@codbex.com.
Как работят ръководствата
Работните процеси описват по един процес. Тези ръководства ги подреждат така, както ги изпълнява фирмата, и показват къде единият преминава в следващия: приетата оферта става поръчка за продажба, приключеният складов разход става стокова разписка, издадената фактура чака своето плащане. Те описват какво прави продуктът днес и не са счетоводен, данъчен или правен съвет.
Преди старта
Минете през този списък веднъж, преди първия истински документ. Всичко тук са данни, които можете да промените по-късно.
Заменете примерното име „My Company“ с юридическото име, ДДС номера, адреса, IBAN, BIC и името на банката. Те се отпечатват на всеки документ, а базовата валута от тук (по подразбиране EUR) се попълва във всяка нова фактура и плащане.
Отворете фирмитеПроверете доставените ставки на ДДС (20%, 9%, 0% и освободени) спрямо местните правила преди първата фактура; стандартната ставка е по подразбиране на всеки нов ред. Добавете курсове по дати за всяка друга валута, в която фактурирате.
Настройте броячите в Настройки → Номерация на документи, за да продължите от последния номер в предишната ви система. Фактурите получават истинския си номер едва при издаване, така че отхвърлена чернова не изразходва номер.
Създайте запис Служител за всеки, който влиза в системата; той свързва входа с личните му записи в портала Personal. Добавете колегите в групите, които получават задачите, например Одобряващ, Издаващ, Плащащ, Мениджър и Счетоводител.
Вижте кой какво правиФактурите, фишовете за заплати, напомнянията и известията се изпращат през пощенските настройки на вашата инсталация, които се задават от страна на хостинга. Проверете ги, преди да разчитате на стъпка за изпращане или на седмичното напомняне за просрочия.
Националният сметкоплан се доставя с всички сметки неактивни. Активирайте сметките, които използвате, създайте текущата финансова година и въведете началните салда преди първото осчетоводяване.
Отворете сметкопланаОт оферта до плащане
Всяка стъпка създава следващия документ с един клик и пази връзката назад, така че цялата следа остава проследима.
Запишете интереса, отбелязвайте обажданията и срещите като активности и квалифицирайте или отхвърлете. „Конвертирай в клиент“ създава клиента, а „Създай възможност“ открива сделката, свързана с потенциалния клиент.
Отворете процесаСледете очакваната стойност и вероятността за спечелване; претеглената стойност се изчислява за справките по етапи. Етапите се сменят с по един бутон, а „Създай оферта“ открива чернова на оферта с клиента и валутата на сделката.
Отворете процесаОстойностете редовете от каталога, задайте „Валидна до“, отпечатайте и отбележете изпращането. Оферта без отговор изтича сама, а „Генерирай поръчка за продажба“ копира всеки ред в нова поръчка.
Отворете процесаОдобряващ потвърждава поръчката, а складодържателят подготвя складовия разход. Стоката се движи едва когато разходът е приключен, а „Създай стокова разписка“ копира клиента и редовете с един клик.
Отворете процесаЧернова, одобрение, издаване и изпращане. Истинският номер на фактурата се поставя едва при издаване, а клиент над кредитния си лимит спира на задача „Кредитен стоп“, където решава човек.
Отворете процесаВъведете плащането от банковото извлечение: то погасява отворените фактури на клиента в същата валута, като започва от най-старата. Остатъкът остава като кредит и погасява следващата издадена фактура на клиента.
Отворете процесаОтвъд единичната фактура
Три варианта на процеса за фактуриране, всеки със същите правила за одобрение и номерация.
Опишете абонамента веднъж като шаблон за фактура. В 04:00 на първия ден от всеки месец, тримесечие или година всеки активен шаблон създава чернова на фактура, която минава през обичайното одобрение.
Отворете процесаПроформата е искане за плащане, а не данъчен документ. Щом парите постъпят, „Генерирай фактура“ създава черновата на фактурата, а при издаването ѝ чакащото плащане я погасява.
Отворете процесаИздадената фактура никога не се редактира. Анулирайте я, докато по нея няма плащане, и тя запазва номера си; иначе издайте кредитно или дебитно известие от същата серия като фактурите.
Отворете процесаОт поръчка до плащане
Покупката минава всеки път в същия ред: сравнете, поръчайте, заприходете, регистрирайте, одобрете и платете.
Изпратете едно запитване за оферта, с продукти и количества, но без цени, до няколко доставчици. Въведете всеки отговор като оферта от доставчик, сравнете ги в справката „Сравнение на оферти“ и изберете победителя.
Отворете процеса„Генерирай поръчка за покупка“ копира редовете на избраната оферта, или създавате поръчката сами. Задайте обекта, който ще приеме стоката; одобряващ потвърждава поръчката, а Печат създава PDF за доставчика.
Отворете процесаСкладодържателят създава складов приход към поръчката с цената, която реално плащате. Когато одобряващ го приключи, наличността се увеличава, а тази цена става доставната себестойност на стоката.
Отворете процесаВъведете я със собствения номер на доставчика и препишете редовете от неговия документ. Вътрешният регистрационен номер PUR се поставя едва когато одобряващ я одобри.
Отворете процесаОдобрението изпраща задача „Плати“ до групата Плащащ, която потвърждава плащането. Дотогава фактурата се брои в показателя „Неплатени фактури за покупка“ на таблото.
Грешна или повредена стока се връща с връщане към доставчик. При приключването му количеството излиза от наличност по доставната си цена.
Отворете процесаКонтрол на склада
Наличността никога не се въвежда ръчно: всяко количество е сбор от приключени движения, всяко свързано с документа си.
Справката „Наличност“ показва текущото количество по продукт и обект. „Складови движения“ го обяснява ред по ред, с връзка към документа зад всяко движение.
Отворете процесаМеждускладовият трансфер мести стоката между обекти по средната себестойност, така че средната цена не се променя. Връщанията от клиенти връщат стоката в наличност по себестойност.
Отворете процесаПри приключване инвентаризацията сравнява преброеното със системното количество и превръща всички разлики в една складова корекция. Корекциите за повреда, липса или намерена стока действат още при записа на всеки ред.
Прочетете ръководството стъпка по стъпкаХора
Служителите работят от портала Personal и виждат само собствените си записи; ЧР и ТРЗ работят от приложението.
ЧР създава право на отпуск за всеки служител и година, пропорционално намалено при постъпване в средата на годината. Без него всяка заявка за платен отпуск се отхвърля като Недостатъчна. Добавете официалните празници за следващата година преди януари.
Отворете процесаСлужителите заявяват отпуск в портала Personal. Дните се броят без уикендите и официалните празници, оставащото право се проверява автоматично, а след това мениджър одобрява или отказва.
Отворете процесаЕдно искане за командировка, с по един ред за всеки разход. Служителят го подава, одобряващ го одобрява, а плащащ потвърждава възстановяването; служителят следи статуса в портала Personal.
Отворете процесаПромяна в заплатата е нова назначена заплата с по-късна дата на валидност, никога редакция, така че историята остава пълна. Въведете бонусите и удръжките за месеца като начисления/удръжки.
Отворете процесаСъздаването на ведомостта изчислява по един фиш само за четене за всеки служител според годишната осигурителна схема. Одобряващ я приключва и тя става окончателна, или я отхвърля, за да поправите входните данни и да я изготвите отново.
Прочетете ръководството стъпка по стъпкаСлед приключването всеки служител вижда собствените си фишове, с всеки ред от изчислението, в портала Personal. Никой не вижда чуждите заплати.
Проекти и време
Планирайте проекта веднъж; отчетите за време и редовете на фактурата следват от него.
Създайте проекта, задачите му и екипа с часова ставка за всеки човек, после го направете активен. В 02:00 на първо число всеки месец всеки активен проект получава отчета си за време, попълнен с 8-часов ден за всеки работен ден.
Отворете процесаВсеки коригира дните, които се различават, и подава отчета от портала Personal. Служителите виждат часовете си, но никога ставките и сумите.
Отворете процесаМениджър одобрява всеки отчет за време и така го заключва. „Генерирай фактура“ върху месеца по проекта създава чернова на фактура за продажба с по един ред за всеки служител на неговата фактурируема сума и отбелязва месеца като фактуриран.
Отворете процесаОбслужване на клиенти
Всеки казус пази разговора, ескалацията и решението си на едно място.
Запишете казуса със заявителя, приоритета и категорията. Задача за оценка отива до групата Агент; ако стои недокосната един ден, казусът се отбелязва със SLA BREACHED.
Отворете процесаОтговаряйте и добавяйте вътрешни бележки в чат нишката на казуса. „Заявка за информация“ паркира казуса, докато заявителят отговори, а след това той сам се връща във Входящите задачи. Обработка, отворена повече от три дни, също се отбелязва.
Запишете решението, когато разрешавате казуса. То захранва справката „База знания с решения“ за следващия подобен случай.
Прочетете ръководството стъпка по стъпкаКрай на месеца
Процесите по-горе оставят работата си за края на месеца във Входящите задачи и в справките. Това е редът, в който да я свършите.
Черновите на периодичните фактури чакат във Входящите задачи от първо число. Одобрете отчетите за време на екипа и генерирайте фактурата за всеки месец по проект.
Отворете фактуриранетоОдобренията, издаванията, осчетоводяванията и плащанията чакат там като задачи за група. Поемете задачата, преди да я работите, за да не я работи и колега.
Как работят Входящите задачи„Открити позиции по клиент“ е работният списък за обажданията по събиране, а всеки понеделник в 08:00 клиентите с просрочена фактура получават имейл с напомняне. Отбелязвайте всяко напомняне върху фактурата, от първото напомняне до последната покана.
Отворете процесаСъздайте една ведомост за месеца, проверете фишовете и я дайте на одобряващ за приключване.
Статиите, създадени от издадените фактури и записаните плащания, чакат групата Счетоводител да ги осчетоводи. Добавете ръчните статии, например за наем и начисления, от шаблон за статия, ако има такъв. Осчетоводените статии са окончателни; корекциите са червено сторно.
Отворете процесаОборотната ведомост брои само осчетоводените статии. Проверете я заедно със салдата по клиенти и доставчици, складовата стойност и месечната себестойност на продажбите и изнесете всяка справка в CSV.
Отворете счетоводството и справкитеПравила във всяко ръководство
Те обясняват защо документът чака, кога получава номер и кога се заключва, каквото и ръководство да следвате.
Всяко одобрение, издаване, осчетоводяване и плащане е задача за потребителска група и се появява във Входящите задачи на всеки от групата. В малка фирма един човек може да е в няколко групи.
Черновата не движи наличност, а чернова на фактура, известие или счетоводна статия не изразходва номер. Нищо не е окончателно, докато не бъде одобрено, издадено или приключено.
Издадените фактури, приключените складови документи, приключените ведомости и осчетоводените статии са заключени. Корекциите са нови документи: анулиране, кредитно или дебитно известие, връщане или сторно.
Наличността се променя, когато складов документ бъде приключен, и винаги се изчислява от складовата книга. Единственото изключение са складовите корекции: всеки ред действа още при записа си.
Продължете оценката
Тези страници съдържат отделните процеси, ролите зад тях и справочника за всеки модул.
Всеки процес в общ преглед.
Отворете страницата →Стъпка по стъпкаКлик по клик, с човека на всяка стъпка.
Отворете страницата →РолиСъщите процеси през работата на финансите, продажбите, операциите и ЧР.
Отворете страницата →Център с ресурсиВърнете се към всички ресурси.
Отворете страницата →Въпроси при избор
Не. Те описват какво прави BusinessIntents днес и как се свързват процесите. Данъчните ставки, осигурителната схема и правилата за осчетоводяване се доставят като стойности по подразбиране: проверете ги със счетоводителя си спрямо правилата, които важат за вас.
Не. Всяко приложение използва частите, които му подхождат: Търговията на дребно и на едро разчитат на покупки и склад, Професионалните услуги на проекти и време. Ръководството за конфигурация посочва кои настройки за кое приложение важат.
Още не. Офертата става поръчка за продажба с един клик, а приключеният складов разход става стокова разписка, но фактурата се създава отделно, а и двата вида поръчки остават в статус Потвърдена, когато стоката се движи.
Настройки като данъчни ставки, нива на напомняне и видове отпуск са данни, които променяте сами. Кой какво одобрява и в какъв ред е част от продукта; промяната му е адаптиране, договорено с екипа на office@codbex.com.
Следваща стъпка
Започнете безплатното демо и минете през което и да е ръководство от първия запис до готовия документ, или попитайте екипа кои ръководства са за вашия бизнес.
Не сте сигурни кои ръководства са за вашия бизнес? Опишете как работите на office@codbex.com.
